2007年03月23日 05時00分 UPDATE
特集/連載

Columnプロジェクト管理は専用ツールを使うのが鉄則

リストやメモを作るのは卒業して、プロジェクト管理ツールを自在に使いこなそう。

[Michael Vinje, Michelle Burke,TechTarget]

 プロジェクトの計画立案、スケジューリング、管理――。プロジェクトマネジャーは、MicrosoftのOffice Projectのようなプロジェクト管理ツールを使ってこれらのプロセスを進めるべきか。それとも、ExcelやWordで管理すれば十分か。プロジェクトマネジャーはプロジェクト管理ツールを使わなくても、スケジュール通りに予算内でプロジェクトを完了させることができるか。

 われわれは仕事の中で、顧客からよくこうした質問を受ける。だが結局、これらは的外れな質問だ。プロジェクトマネジャーがプロジェクト管理専用のツールを使わない場合、それは彼らがしかるべき教育と訓練を受けていない証拠なのだ。

ツールなくしてプロジェクト管理なし

 WordやExcelを使ってプロジェクト管理を行うと、間違いなくビジネス全体に悪影響がある。例えば、リソースの利用可能量やプロジェクトの状態、プロジェクトポートフォリオ全体の健全性が見えにくくなってしまう。プロジェクトの観点から見ると、プロジェクト管理ツールを使わないことによる大きな弊害は、きちんとしたスケジュールを持たず、個別のタスクを管理するだけになってしまうことだ。プロジェクトの規模が大きい場合や、リソースに制約がある場合、期限が厳しい場合、作業の依存関係が多い場合には、これではリスキーだ。

 ツールは手軽に入手できるのに、なぜ使わないのだろう。プロジェクトマネジャーの中でも、プロジェクト管理の訓練を受けていない人々が、ツールを使わないケースが多い。ベストプラクティスに従う価値が分かっていないからだ。彼らはこんなことを言う。「計画を立てる時間がない」「スケジューリングツールは好きじゃない。日程の融通が利かないから」。こうしたマネジャーはスキルが低いか、あるいは自分たちのやり方を改善しようという意欲がなく、仕事を片付けたいだけなのだろう。こうしたプロジェクトマネジャーのほとんどは、WordかExcelでタスクリストを作ったり、それを手で書いたりして事足れりとしている。われわれは、こうした人々は「メモ係」「リスト係」であり、本当のプロジェクトマネジャーではないと考えている。

 十分な訓練を積んだ経験豊富なプロジェクトマネジャーは、計画立案とスケジューリングのベストプラクティスを用いてプロジェクトを取り仕切る。この仕事は、専用のプロジェクト管理ツールを利用することで最も効果的に達成される。例えば、あるプロジェクト管理コンサルタントは、商談の過程でこうした手法での的確な計画を提案しても、相手の顧客に受け入れる態勢がないと判断した場合は、プロジェクト管理アプローチの見直しを促すため、あえて受注を断ったという。

この記事を読んだ人にお薦めの関連記事

注目テーマ

ITmedia マーケティング新着記事

news085.jpg

位置情報広告のジオロジック、LINE Venturesなどから総額1億円を調達
ジオロジックは、ジェネシア・ベンチャーズ、LINE Ventures、東急エージェンシーを引受先...

news065.jpg

LINE、サイバーエージェント子会社とチャットに特化した次世代型カスタマーサポート推進で協業
LINEは、サイバーエージェントの連結子会社であるAIメッセンジャーと共同で、チャットに...

news021.jpg

「NPS」の効果を実感、導入企業の8割――IMJ調査
アイ・エム・ジェイ(IMJ)は、「日本企業におけるNPS導入の実態把握調査」の結果を発表...