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2011年12月16日 00時00分 UPDATE
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NTTコミュニケーションズ「BizFAX スマートキャスト」FAXもクラウド化の時代へ 受発注業務を効率化する新サービス

「回線コストが高い」「受送信に時間がかかる」「人的な作業負荷が大きい」など、FAX業務における悩みは多い。そんな中、そうした状況を打破できる新しいサービスに注目が集まっている。

[ITmedia]

 PDFなど書類の電子化や電子メールによる文書ファイルのやりとりが普及する中、業務におけるFAXの需要はいまだ健在だ。

 インターネットFAX総合研究会が2011年、全国の中小企業の従業員860人を対象に実施した調査によると、その9割近くがFAXは業務に「必要不可欠」、あるいは「あった方がよい」と考えていることが分かった。また、その理由として「顧客や取引先がFAX利用を求めているため」や「押印してある書類(見積書、請求書、登記簿謄本など)を受け取るため」など、受発注業務に関連する項目が多く挙げられた。

 一方、そうした企業の多くが既存のFAX業務に関して悩んでいる。受信FAXの確認漏れや膨大な書類の保管、回線混雑による遅延やFAXサーバの運用負荷、通信費や消耗品などの運用コスト、FAXサーバのリプレースや保守費など、企業によってさまざまな課題を抱えている。

 医薬品卸を営むA社もそうした課題を抱えていた企業の1社だった。同社は自社開発の受発注システムで全国2万カ所以上の調剤薬局から医薬品の発注を受け、注文請書と納品予定表をFAXで返信する業務を行ってきた。これまでは専用サーバを自社内に設置して数十回線分をFAX送信用に確保していたが、繁忙期や長期休暇明けなどのピーク時には1時間当たり2000件の注文が集中し、回答の遅延が発生するなどの問題を抱えていた。

 多くの人の健康を左右する医薬品を扱う企業として、A社はそうした業務上の課題は一刻も早く解決すべきだと認識していた。しかしFAX業務の継続を望む取引先が多く、すぐに別の方法に切り替えるわけにはいかなかった。「FAX業務におけるシステム構築・運用コストを抑制するとともに、その処理遅延を解消したい」。そこでA社は、FAXサーバの更新を機に、FAX業務の抜本的な改革を行った。A社が取った解決策とは何か? 以降で詳しく見ていこう。

提供:NTTコミュニケーションズ株式会社

提供:NTTコミュニケーションズ株式会社
アイティメディア営業企画/制作:TechTarget編集部