Adobe Acrobatでカンタン実現！ 生産性と安全性を向上するペーパーレスオフィス：組織的導入で効果を最大化

長年にわたり経営者や総務担当者、IT管理者の頭を悩ませる業務・オフィスのペーパーレス化。生産性と安全性を向上させる“ペーパーレスオフィス”の実現のコツは、身近なツールの活用にある。

[ITmedia]

生産性を低下させるペーパーレスには意味がない

　業務・オフィスのペーパーレス化という課題は、長年にわたって経営者や総務担当者、IT管理者などを悩ませている。

　どこから始めるべきか判断に悩み、なかなか紙の使用を減らすことができないケースは少なくない。ペーパーレスオフィスには大掛かりなシステムが必要だと信じ、二の足を踏んでしまっている組織もあるだろう。

　実は、私たちは既に紙の代わりに使えるテクノロジーを身近で使っている。「PDF（Portable Document Format）」だ。PDFは、紙との親和性も高く、どのような環境・デバイスでも正確に閲覧できるドキュメント形式であり、改ざんを防止したり文書の作成者を証明したりするセキュリティ機能も実装されている。

　ただし、PDFを改変のできない「最終ドキュメント」と捉えているうちは、ペーパーレス化はうまくいかないだろう。閲覧しかできないなら紙の方がよいと、元に戻ってしまうかもしれない。しかしそれは誤解である。

　アドビ システムズの「Adobe Acrobat」を用いてPDFファイルをうまく活用すれば、今まで紙を使っていた作業をペーパーレスで行い、その結果業務を効率化できるヒントをつかめる。

　本稿では、意外と知られていない使い方を紹介しつつ、Acrobatによるペーパーレスオフィスについて解説しよう。