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2016年03月31日 16時00分 UPDATE
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契約業務の電子化が、ビジネススピード向上の鍵に無理だと諦めていた――契約プロセスの電子化を簡単に実現する方法とは

業務のIT化が当たり前となった現在でも、いまだに紙の商習慣が根強く残っている領域がある。「契約プロセス」だ。だが、紙の使い勝手を維持しつつ、デジタルならではの優位性を得る方法がある。

[ITmedia]

 スマートフォン/タブレットの普及やITによる業務効率化の進展によって、紙文書の電子化が一層進んでいる。とはいえ、会議資料のような社内文書はともかく、外部組織とやりとりをするような契約書類およびそのプロセスについてはこれまで、電子化(IT化やシステム化)が難しいと考えられてきた。

 しかし、こうした紙文書のみに頼るやりとりでは、ビジネスを迅速に進められないことも多い。取引先と契約書を交わすだけでも、相手に送って、印をついて送り返してもらうまで待たなければならない。正式な契約書には印紙を貼ることが義務付けられているし、輸送費も掛かる。特殊な紙でない場合は、複製や書き変えのリスクも潜む。モバイルやクラウドサービスなどを活用してビジネスの迅速性を追求することが当たり前の世の中で、迅速かつ低コストに業務を遂行できるデジタルのメリットを享受しない手はないだろう。

 そこで活用できるのがPDFの機能だ。既に多くの企業では、紙の資料をPDF化して電子化を進めているはずだ。同じようにPDFを用いて署名が必要な契約書およびそのプロセスを簡単に電子化し、迅速かつ安全に契約締結までこぎつけることが可能になる。また、この方法には印紙代が掛からないメリットもある。以降で詳しく解説しよう。

提供:アドビ システムズ 株式会社

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