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2017年07月03日 10時00分 UPDATE
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会議の削減/短縮に関する調査レポート無駄な会議、長時間会議……企業が抱える会議課題と、効率化への取り組み実態は

2017年4月に「会議の削減/短縮に関する読者調査」を実施。本レポートでは企業の会議実態やその改善・効率化への取り組み状況を紹介する。

[ITmedia]

 アイティメディアは2017年4月3日から4月21日にかけて、TechTargetジャパン会員とキーマンズネット会員を対象に「会議の削減/短縮に関する読者調査」を実施した。会議の効率化や改善を試み、遠隔会議システムの導入に関与する会員を対象に調査。その結果からは、社内会議の出席数やその平均時間、会議に対する課題感と、課題解決に導くための遠隔会議システムを中心とした各ツールの導入状況や新たな投資計画などが明らかになった。本稿では、その一部を紹介する(全ての結果を記載したレポートは、文末のリンクから会員限定で閲覧可能)。

調査概要

目的:TechTargetジャパン会員とキーマンズネット会員で、IT製品・サービスの導入に関与する方を対象に、 「会議の削減/短縮」について調査するため。

方法:Webによるアンケート

調査対象:TechTargetジャパン会員、キーマンズネット会員

調査期間:2017年4月3日(月)〜 4月21日(金)

総回答数:607件

※ 回答の比率(%)は小数点第1位または第2位を四捨五入し表示しているため、比率の合計が100.0%にならない場合があります。


企業が抱える会議の課題と、その改善状況

 現在、自社の会議について課題を感じる部分は何かを聞いたところ、「会議が長い(無駄な時間が多い)」(69.1%)といった回答が最も多く、次いで「会議が多い(定例化する必要性の低い定例会議や無駄な会議が多い)」(54.5%)が上がった。会議時間の長さと回数の多さ、この量的な問題が“会議に関する課題”の中心になっていることが明らかとなった。

 また、これらに続く回答として、「会議の参加者のスケジュール調整が難しい」(50.1%)、「会議前に資料共有ができていない」(45.5%)が上がった。会議前の準備についても多くの企業で課題感を持っているようだ(図1)。

図1 図1 会議に関する課題は多岐にわたる《クリックで拡大》

 会議の効率化・改善を試みた経験について聞いたところ、「試みて効率化・改善できた」(26.7%)、「試みたが効率化・改善できなかった」(38.2%)、「試みたことはない」(35.1%)と回答は割れた。全体の64.9%が会議の効率化・改善を試みた経験があるが、そのうちの半数以上は改善に失敗していることが明らかとなった(図2)。

図2 図2 試みたが効率化・改善できなかったという回答が38.2%と最も多かった《クリックで拡大》

 具体的にはどのような方法で会議の効率化・改善を試みたのだろうか。その内容を聞いた質問では、「会議ルールの見直し」とする回答が65.1%と最も多く、次いで「会議時間・数の削減」(50.4%)、「ITツールの導入」(46.8%)、会議のペーパーレス化(38.9%)が続いた。「その他」(4.8%)と回答した方からは、「SNSを用いて事前に会議内容を各人が把握できるようにした」「会議室を有料化した」といった声も挙がった(図3)。

図3 図3 会議改善に取り組む企業の65%が会議ルールを見直している《クリックで拡大》

遠隔会議システムの導入実態

 遠隔会議システム(電話会議、ビデオ会議、Web会議を含む)を導入している企業に、利用している拠点数を聞いたところ、「1〜5拠点」(44.4%)を上げる企業が最も多かった。「21〜40拠点」(7.7%)、「41〜100拠点」(5.4%)、「101拠点以上」(6.6%)を合計すると19.7%に上り、全体の約2割は21拠点以上をつないでいることが分かった(図4)。

図4 図4 遠隔会議システムの利用拠点数は1〜5拠点が最も多い《クリックで拡大》

 遠隔会議システムを既に導入している方に、導入時に重視したポイントを聞いたところ、「ユーザーの使いやすさ・操作性」(62.0%)、「導入コスト」(59.9%)に多くの回答が集まった。また、4番目に「音質の良さ」(31.4%)、6番目「画質の良さ」(25.7%)が挙がった(図5)。

図5 図5 システム管理のしやすさや、音質、画質、セキュリティ、接続可能端末数なども上位に挙がる《クリックで拡大》

 その他、回答者の詳細な属性、回答者の会議の出席回数やその平均時間、会議改善のために導入している会議最適化ツールなど、本稿で紹介できなかった内容も含めた調査レポートの完全版を提供している。以下から詳細なアンケート結果が無料ダウンロードできるので、ぜひ確認していただきたい(TechTargetジャパン会員限定)。

読者調査レポート

「会議の削減/短縮」に関するアンケート

TechTargetジャパン会員とキーマンズネット会員を対象に、企業の「会議の削減/短縮」に関する読者調査を実施した。本レポートは、読者の勤務先における「会議の削減/短縮」に関するツールの業務利用状況などをまとめている


提供:アバー・インフォメーション株式会社、ポリコムジャパン株式会社

提供:アバー・インフォメーション株式会社、ポリコムジャパン株式会社
アイティメディア営業企画/制作:TechTargetジャパン編集部