文書の更新が1週間から5分に？ “脱Word”でストレスから脱する方法：業務効率化の鍵はマニュアル作成にあり

便利な「Microsoft Word」や「Microsoft Excel」も、使い方次第では業務効率化を阻む。伊藤忠テクノソリューションズがその課題に切り込んだ。業種を問わず盗める極意とは？

[ITmedia]

　「Microsoft Word」や「Microsoft Excel」を使わないという企業はないだろう。その汎用性から文書作成においては欠かせないツールとなる一方、使い方によっては数々の弱点も露呈する。その1つにマニュアル作成が挙げられる。

　例えば、マニュアルをMicrosoft WordやMicrosoft Excelで作成しているが故に、ファイルが重すぎて更新できない、内容ではなく表現を気にしてしまうため作成が進まないといった問題が起きたことはないだろうか。その他、何百ページにもわたるマニュアルの共有や公開、確認を促すための手間に頭を悩ませる場面もあるだろう。社内向け手順書にしろ、顧客向けの取り扱い説明書にしろ、企業にとってマニュアルは重要なツールだが、その作成や更新、共有に時間と労力をかけて本業に手が回らないのであれば本末転倒だ。

　伊藤忠テクノソリューションズ（以下、CTC）もそうした課題を抱えていた。同社はシステムインテグレーション事業に加え、クラウドサービス事業に力を入れるSIerだ。提供するITシステムには操作方法を解説するユーザーマニュアルが付きものだが、「Microsoft Wordのささいな更新にも1週間という時間がかかり、作業に前向きになれず憂鬱でした」と同社の担当者は語る。最終的に、同じ作業を5分で完了できるようになり、マニュアルを使用する顧客の満足度も向上させた。その秘訣（ひけつ）は何だったのか。本稿で余すところなくお伝えする。