2018年05月28日 10時00分 公開
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「会議ごとのツール使い分け」はもう止める「うまくいかないコラボレーション」に隠れた意外な原因とは? その対処法は?

コラボレーションツールの選択肢は増えているが、会議の規模に応じた使い分けが必要になると利便性が低くなる。利便性を高めるために企業は何ができるだろうか。

[ITmedia]

 ワークスタイル変革と聞くと、場所にとらわれない働き方をイメージする人が少なくないだろう。社内の自分のデスクだけでなく都合に合わせて、外出先のカフェ、出張先のホテルの一室、空港のラウンジ、自宅など働く場所を自由に変えられる働き方のことだ。

 これまでもミーティングや共同作業をする場はオフィス内の会議室にとどまらず、さまざまな場所やスペースが活用されてきた。このとき必要になるのが、コラボレーションツールだ。同じ資料を確認し、必要に応じて外部のメンバーとビデオ会議などでコミュニケーションをとれば生産性を高められる。

 コラボレーションツールがうまく機能しないケースもある。異なるメーカーの複数のコラボレーションツールが混在するケースだ。

 例えばオフィスの大会議室と外出先の個人とでは、ディスプレイ、マイク、スピーカーの品質は異なる。コラボレーションツールは、それぞれの環境に最適なもの、つまり別のものが導入されることになる。コミュニケーションを取ろうと思っても、都度ツールを選択しなければならない。そうなればコミュニケーションがサイロ(外部と非連携)化し、真のコラボレーションを生みづらい状況に陥ってしまう。

 全てのコラボレーションツールを統合し、1つのツールだけを使うのが確実ではあるが、統合や移行のコスト、手間、使い勝手という点で現実的ではない。複数社の製品を連携させ、利用者が自分にとって最適なコラボレーションスタイルを選択できればよいのだが、それは可能だろうか。

提供:ポリコムジャパン株式会社

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