従業員はソーシャル利用をそれほど望んでいない
社内ソーシャルコラボに失敗した企業の4つの共通点
ソーシャルコラボレーションソフトウェアは、ユーザーに大きな利益をもたらす可能性がある。一方、正しい利用法を確立する段階で苦戦しているケースもある。
企業内コラボレーションに失敗する企業は山ほどいる
ソーシャルコラボレーションの運用を始めている企業で、肝心のユーザーがその取り組みを認知していないことが多いことを示す研究が、このほど明らかになった。現在、企業の従業員が周りの人間とコミュニケーションを図る手段は、FacebookやTwitterはもちろん、インスタントメッセージング（IM）サービス、携帯電話のメール（SMS）、古き良き電子メールに至るまで、過剰ともいえるほどに数多く存在する。大人数のチームで協力しながら作業を進めることを嫌がる従業員はあまりいない。大勢で取り組むことで効率よく仕事ができるからだ。それなのに、自由に使える全社規模のコラボレーションツールを積極的に利用する動きが見られないのはなぜだろうか。
企業の従業員がコラボレーションツールを歓迎していない理由を探って、コラボレーションツールを使わせようとしている側の問題点を見てみよう。
1. ツールの存在をユーザーに知らせない
ソーシャルコラボレーションツールを組織に導入しても、社内全体に告知しなければ、利用されることはない。コラボレーションツールが導入済みであることが周知されているかどうかをまず確認しよう。その際、コラボレーションツール自体の紹介と、ユーザーに興味を持たせることは別物だと心得ることが肝心だ。従業員は大抵、仕事がはかどるのであれば関心を持つ。業務に対応した適切なツールを選べば、従業員が利用する可能性は高くなる。
2. 業務に役立たないツールを選んでしまった
「業務に対応した適切なツール選び」は、言うほど簡単なことではない。提案しているソーシャルコラボレーションソフトウェアは、ある部署だけで効果が上がるといったニッチな目的を果たすものであってはならない。業務の性質上、特定のツールやソフトウェアがどうしても必要な部門もある。広範囲なソーシャルコラボレーションを展開するためのツールを導入するつもりならば、そのツールは、大多数の従業員に関係のある目的にかなうものでなければならない。
また、ユーザーに提供するコラボレーションソフトウェアは、業務を支援するものでなければならない。選んだサービスやツールのおかげでユーザーの生産性が上がった、複雑な業務プロセスを簡素化できたなど、業務に直結する効果がなければ、別のツールを検討したほうがいい。
3. ツールに発展性がない
使い方が広がるようなソーシャルコラボレーションサービスまたはツールを選ぶことも大切だ。基本に忠実に始めることが大事で、ユーザーにまずは使ってもらうことだ。それを達成してから、そのソフトウェアの革新的な使い道を発見できるようになる。多くのユーザーから熱い支持を受けるソーシャルコラボレーションソフトウェアが、将来さまざまな目的で役に立つ見通しが立てば、（そのソフトウェアへの）投資を回収できるだけでなく、大きな見返りも得られるだろう。
4. ユーザーが利用を諦めてしまう
ユーザーが日常業務の中でソーシャルコラボレーションソフトウェアを活用するまでには、少々時間がかかる。ソフトウェアを社内に展開した翌日から、ユーザーが完璧に（あるいはそれに近いレベルで）利用することを期待してはいけない。プライベートでFacebookやTwitterなどのソーシャルメディアを利用しているユーザーが多いといっても、仕事にその流儀を持ち込むことを望んでいるとは限らない。
会社は導入したソーシャルコラボレーションソフトウェアを使う価値をユーザーに提示する必要がある。CEOや部門責任者など影響力の大きい人物が社内ソーシャルコラボレーションツールを使い始めると、他の従業員が追随することもある。IT部門として重要なのは、ソーシャルコラボレーションソフトウェアが自社にそもそも合わないものなのか、あるいはもう少し時間をかければユーザーに受け入れてもらえるのか、その違いを見極めることだ。
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