「Microsoft Office」の選択を迷う人に贈る
ざっくり知りたい「Office 2013」「Office 365」、ユーザー別の本命製品はこれ
「Microsoft Office 2013」と「Office 365」はどちらがいいのだろうか？ Office 2013には多くの利点があるが、クラウドベースのOffice 365には別の長所がある。
文書の作成やスライドによる発表、スプレッドシートでの計算は、誰もが必要とする作業だ。企業が選ぶオフィスソフトウェア製品となると選択肢は複数ある。最も有名なのは「Microsoft Office 2013」だが、「Office 365」やフリーソフトの「LibreOffice」という選択肢もある。
この3つはどれも代表的な最新オフィスソフトウェア製品であり、それぞれオプションや機能が異なる。また、それぞれに長所と短所がある。本稿では、Microsoft Office 2013とそのクラウド版であるOffice 365を比較し、両者がどんな用途に合うかを検討する。
エンタープライズの主流、Office 2013
Microsoft Officeはオフィススイートの草分けだ。PCの歴史の始まりとほぼ同時に登場し、Windowsと並び米Microsoftの主力製品である。何度もバージョンアップを重ね、安定性と信頼性の高い製品として認められている。
Office 2013はプロプライエタリソフトなので、利用するにはライセンスパッケージを購入する必要がある。独自の目的に合わせて修正したり、改変したりはできない。たとえ技術的に可能でも、修正プログラムの適用以外の方法でバグを修正することはできない。
Office 2013のアップグレードは基本的に手動で行う。利用者が新しいライセンスや拡張ライセンスを購入してアップグレードを実行することになる。もちろん、企業では、多数のマシン用のイメージを使ってソフトを最新の状態に維持するプロセスを用いる。更新やアップグレードを実行する責任は利用者の方にある。
最新バージョンのOffice 2013は「Windows 7」以降にのみ対応しており、「Windows XP」や「Windows Vista」には対応していない。
Office 2013はスタンドアロンアプリケーションであり、ファイルはデスクトップか接続するサーバでローカルに管理する。「Microsoft Word」「Microsoft Excel」「Microsoft PowerPoint」間や、電子メールクライアント「Microsoft Outlook」との連係性に優れているので、文書の配布やプロジェクトの管理が容易だ。
Wordで文書を作成してOutlookで同僚に送るといった作業は簡単にできるが、大規模な共同作業には対応していない。文書に加えた変更は、変更履歴とコメント（それと恐らくは強調表示）で記録される。
複数ソースからの入力を的確に調整するには少し手間が掛かる。広範囲にわたって大勢の関係者が作業に参加するプロジェクトには、このモデルはあまり向いていない。
WindowsやMacで使うならMicrosoft Officeはとてもよい。
クラウドで利用するOffice 365
これと比べて少し違うのがOffice 365だ。こちらも同じくMicrosoft製品であり、スタンドアロンのデスクトップ版Officeとほぼ同じ機能を備えているが、クラウドで実行するところが異なる。利用するにはWebブラウザーとインターネット接続が必要だ。
それはさほど問題ではなく、接続して使うからこそ常に最新のソフトを利用できる。また、Office 365のファイルはクラウドに保存され、組み込みの暗号化機能によって作業内容は保護される。全てがクラウド上にあるので、ノートPC、タブレット、さらにはMacなどを使ってあらゆるところから文書にアクセスできる。
Office 365はサブスクリプション料金が課金される。最も安価なプランは1ユーザー当たり月額約5ドル（約410円、いずれも執筆時点での米国の価格）。ユーザー数と組織のニーズに応じた多様なサブスクリプションプランが用意されている。
Office 365の目玉は共同作業だ。全てがクラウド上にあるので、使用するプラットフォームを問わずいつでも文書にアクセスでき、他のユーザーも同じ文書を同時に編集できる。
当然ながら、クラウドベースの作業には短所もある。ネットに接続できないときは共同作業もできなくなる。オフラインで作業する場合は、1カ月（30日間）に一度インターネットに接続してサブスクリプションの状態を確認する必要がある。
Wi-Fi、3G、4Gがかなり普及したとはいえ、接続できないと文書を編集できないということが壁になるケースも少なくない。クラウドでデータを共有することに依然としてセキュリティやコンプライアンスの不安を抱く企業もある。
また、Office 365を効果的に実行するには、ある程度新しいマシンが必要だ。予算が限られていて古い環境を使う場合、アプリケーションの実行速度は著しく遅くなる。
以上から、企業ユーザーに最もなじみやすいのがOffice 2013、クラウドベースの共同作業機能ではOffice 365が適しているといえる。
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