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業務部門が求めるIT環境のための「ドキュメント基盤」とは【前編】

そのIT環境、一歩進めば現場は変わる！

今、現場業務の効率化や情報活用に向け、文書管理ツールの導入が進んでいる。だが、「思うほど導入効果が上がらない」と悩む企業が後を絶たない。実際はあと一歩、その環境を進歩させれば、業務効率化の「起爆剤」となり得るのだ。その手法を紹介しよう。

　ここ数年、企業が最も注目しているのが、情報の共有・活用に関する分野だ。この分野は、業務現場の知識や情報を活用するために「文書管理」「ナレッジマネジメント」などツールやシステムの導入が進んでいるが、導入した企業の半数以上は、思うほど効果を得られず、不満を覚えているという。その理由は2つある。1つは、紙文書ベースの業務プロセスや保管・管理の方が、ITよりも柔軟性に優れ、使い勝手がよい点。もう1つは、現場にあふれるドキュメント類を、きちんと「IT化」できていないこと。多くの会社では、文書ファイルや紙文書のスキャンデータを保存する「電子化」にとどまっているが、そのドキュメントをさらに有効活用したいのであれば、まずドキュメントを「IT化」する入り口と、情報を分析・活用できる各種ツールを整備したい。第1回は、最大のポイントとなる「ドキュメントのIT化」について解説しよう。