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地味に困る割り込み業務も減少

「0.3秒のスピード顔認証」の入退室管理が社員に好評　事例に学ぶオフィス改革

オフィスのセキュリティに欠かせない「入退室管理」だが、物理カードによる運用では、紛失対応などが手間になるだけでなく、毎回立ち止まらなければならない社員にもストレスを与える。コガソフトウェアは、この問題をどう解消したのか。

　多くの企業において、物理的な社員証やセキュリティカードによる入退室管理は当たり前のインフラだった。しかし、ハイブリッドワークの普及や拠点の分散化が進む中で、カードの管理に付随するアナログな工数が、バックオフィスのリソースを奪う要因になっている。

　社員証の紛失対応や、拠点や人員の増減に伴う名簿管理、そして「カード忘れ」による朝の業務停滞――。こうした負担は一つ一つの作業が小さく見えても、総務や情シス部門の業務を圧迫し、現場の生産性を下げる要因になり得る。特に少人数でバックオフィス業務を担う組織にとって、本来やるべき業務を妨げる“割り込み業務”になりやすい。しかし、オフィスのセキュリティを確保するために、入退室管理は軽視できない。求められるのは、安全性と使いやすさを両立させて、拠点追加や人員変更にも柔軟に対応できる仕組みだ。

　この閉塞（へいそく）感を、オフィス移転を機に打破した企業がある。東京と大阪に拠点を構えるSIerのコガソフトウェアだ。同社が着目したのは、タブレット端末を活用して複数拠点でも導入、増設しやすい「顔認証システム」だ。

　同社はなぜ顔認証システムの導入を決めたのか。導入後、カード管理や名簿管理、拠点間の運用はどのように変わったのか。入退室管理を起点に、オフィスの利便性と安全性をどう両立させるべきかを探った。