SaaS 活用の「予算」や「スキル不足」をカバーするためのポイントとは：「Microsoft 365」の”フル活用”はなぜ難しい？

「Microsoft 365の豊富な機能を活用し切れていない」「現状のセキュリティ対策が適切かどうか判断できない」「IT人材が不足している」。このような悩みを抱える中堅・中小企業が、Microsoft 365をフル活用するためのポイントを説明する。

[ITmedia]

　Microsoftのオフィススイート「Microsoft 365」を導入したが、よく使っているのは「Microsoft Excel」や「Outlook」「Microsoft Teams」で、その他の機能はあまり使っていない――。Microsoft 365がさまざまな機能を搭載していることは知っているが、その活用方法が分からない――。このような悩みを抱えるユーザー企業やシステム担当者は一定数存在するのではないだろうか。

　ユーザー企業がMicrosoft 365を十分に活用できない要因の一つとして挙げられるのは、「SaaS（Software as a Service）はすぐに使いこなせるはず」という考えだ。SaaSは短期間で導入できるが、単に導入しただけではフル活用できているとは言い難い。

　サービス自体にセキュリティ対策が講じられていることから、ユーザー企業はセキュリティ対策やデータ保護の検討を忘れがちなことにも注意が要る。Microsoft365を利用する際は、自社のデータ管理方法やデータへのアクセス権の設定などの点で、ユーザー企業が責任を持つことになる。Microsoft 365を自社にとってベストな方法で利用するには、各ユーザー企業がメリットとデメリットを理解してから、自社に合わせた設定で利用する必要がある。

　本稿はMicrosoft 365の機能を使いこなすためのポイントと、データ管理における注意点を説明する。