マンガで解説：まだ終わらない電子帳簿保存法 長期保存と業務効率の盲点：義務化から1年余り、これから考えるべき対策とは

電子帳簿保存法における「電子取引データの電子保存」は、2024年1月から義務となった。「事務処理規定」とPCへの保存で法対応を乗り切ったとしても「これで安心」ではない。今後の法改正に準じ、長期的な業務効率化を考えるポイントとは。

[TechTargetジャパン]

　2024年1月からの電子帳簿保存法の改正により、「電子取引データの電子保存」が義務化された。これに対応するために、電子データの保存、訂正、削除などのルールを定めた「事務処理規定」を作成し、「検索要件」については「Microsoft Excel」で一覧表を作成したり、ファイル名を工夫したりして、ルールに対処しているケースが見られる。そのため、バックオフィス業務の電子化はいったん見送る企業もある。

　義務化が施行されてから間もなく2年。経営層は日々の業務も落ち着いてきたと安心しているかもしれない。しかし経理の現場はそうでもなさそうだ。ある中小企業A社は、ここ1年で経理部門が扱う電子取引データが増加傾向にあり、経理担当者が「ファイル名を付け替えたり一覧表に記録したりするのは大変過ぎる。手作業はもう限界」と嘆いている。

　電子取引データの保存が義務化された当初は、やりとりするデータの件数が少なかったために、受け取った請求書などを事務処理規定に沿って手作業でPCに保存することで、なんとか対処できていた。しかし2024年10月の郵便料金の値上げなどもあり、電子化を進める取引先が増えたことで状況が一変。請求書、見積書、契約書などさまざまな形式の電子データが届くようになり、事務処理規定では管理が追い付かないという企業が増えている。

　事務処理規定を作っただけでは、法対応はできても効率化にはならない。今後の法改正に準じ、長期的な業務効率化とバックオフィス業務の電子化を考える際のポイントについて、マンガを交えて解説する。