Lotus NotesからOffice 365へ、グローバル企業のメール移行プロジェクト：メール移行を支えたツールとは？

繊維製造業の英Coatsは、70カ国に分散したIT機能を再編するとともに、Lotus NotesからOffice 365への移行を断行。プロジェクトを指揮したCIOにその実際を聞いた。

[Cliff Saran，Computer Weekly] PC用表示関連情報

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　創業250年になるCoatsは、全世界の衣料／服飾雑貨市場向けに繊維の製造と供給を行っている。同社の繊維を使用する製品は、靴やマットレスから英Liptonのティーバッグまで多岐にわたる。70カ国に168の拠点を構える同社は、全世界から収益を上げながら各地域に即したサービスを提供するという、多くのグローバル企業と同じ課題に直面している。これは、同社CIOのリチャード・カミシュ氏がIT部門を従来の組織から21世紀の組織にリエンジニアリングする中で取り組んでいる多くの課題の1つである。

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　同氏はCoatsの経営陣に名を連ね、ここ3年間、IT構造の再編に取り組んでいる。IT構造再編の1つが、地域ごとに分かれていたITチームを、グローバルな視点を持った一元的なチームに移行することだ。

Microsoft Lyncの能力

　同社は、自社データセンターでは「Microsoft Lync」を、クラウドでは「Microsoft Office 365」のグローバル電子メールシステムを使用している。カミシュ氏は、このコミュニケーションプラットフォームの能力を当初は全く評価していなかったという。

　「当社は、米Microsoftのテクノロジースタックを採用し、オンプレミスにLyncを導入した。ネットワークには英BTのMPLSを使用している」と同氏は話す。その結果、同じ環境で音声通話と電子メールを扱えるようになり、ビデオ会議のサポートが可能になった。「電子メール移行プロジェクトはIT構造再編の一面にすぎない。現在は高品質なサービスを大幅に低いコストで運用している」と同氏は付け加える。

　「私は運用面でかなりの裁量権を与えられたため、今はテクノロジーに力を注いでいる。テクノロジーは多くのものをもたらす」と同氏は話す。

グローバルメッセージ

　ITの一元化は実現したが、従業員は「業務の実権を失った感覚」からグローバル化に不安を感じるようになっている、とカミシュ氏は言う。これは、経営陣とITチームが手を携えて取り組まなければならない課題だった。

　「グローバル化のコンセプトを取締役会や組織のメンバーに売り込まなければならなかった」と同氏は話す。だが、運用モデルが変化すると、従業員は何が得られるのだろう。「それは能力開発だ。製造現場のテクノロジーに重点を置いたキャリアを構築できるようにする」と同氏は言う。

　全社的観点からは、グローバルなIT機能を実現することで、リソースを効率的に使用できるようになり、知識の伝達が円滑になる。さらに、グローバル化によって供給拠点が簡素化され、スケールメリットを活用できるようにもなる。

　ITのグローバル化に向けた変更管理プロセスでは、RACI（Responsible：実行責任者、Accountable：説明責任者、Consulted：協業先、Informed：報告先）というシンプルな運用フレームワークを使用して、一般的な役割分担を明確化している。カミシュ氏は、グローバル環境における各従業員の役割を伝達する手段としてこのプロセスを提供している。

　同社の事業には2つの側面がある。1つは、一般消費者を対象に米Walmartなどの小売店を通じて材料を販売するクラフト事業。もう1つは、製造業を対象に素材を供給するB2B事業だ。RACIを使用することで、従業員はIT部門、人事部門、サプライチェーン部門、経理部門の役割を理解できるようになった。

　IT戦略にもRACIを当てはめるため、同氏は戦略的プロジェクトでの短期的役割分担を設定している。