院内に溢れる書類に秩序を、書類作成と管理の新定番とは：有名病院が相次ぎ採用

HIS（病院情報システム）の導入が進む一方で、医療の現場では人手で作成が必要な書類が溢れている。医師やスタッフの負荷を軽減するには、この状況から脱却することが不可欠。では、そのための手法とは？

[ITmedia]

（株式会社ピーエスシーは2014年11月1日、株式会社ファインデックスに社名変更しました）

　大規模病院を中心に精力的に導入が進められてきた電子カルテなどのHIS（Hospital Information System：病院情報システム）。導入によってペーパレス化が進展し、各種業務が迅速かつ効率的に行えるようになっている病院は多いだろう。

　だが、その一方で、現場では今なお人の手で作成される紙の文書が数多く存在する。代表的なものが、生命保険や損害保険の診断書類だが、公費関係、福祉関係の診断書に都道府県庁や政令指定都市の仕様なども含めると優に1000種類を超えるとされる。

　紙文書は医療機関にとって頭の痛い存在だ。その作成や管理のために、多忙な医師やスタッフの手を煩わせざるを得ない。また、手作業である以上、データの転記ミスの発生を完璧に防ぐことは極めて困難だ。

　だが、独自のアプローチによって、長らく指摘されてきた、これらの課題を抜本的に解決するソリューションが登場した。それはどのようなものなのか。本稿では、その機能概要とともに、導入を通じて見込めるメリットを解説する。

多様な紙文書のための高度なフォーマット作成機能

　独自の手法によって手作業での書類作成の問題点を克服したソリューション。その1つとして脚光を浴びているのが、ファインデックスのドキュメント作成／データ管理ツール「DocuMaker」である。

　DocuMakerを一言で説明すれば、高度な書式作成機能を備えたデータベースシステムといえる。特徴として一番に挙げられるのが、新規の文書フォーマット作成時における圧倒的な使い勝手の良さだ。では、具体的にどのようなステップで作業が進められるのかを簡単に解説しよう。

　新規フォーマットの作成に当たり、まず行うのが書類のスキャンによるDocuMakerへの取り込みである。次に、DocuMakerの画面において、スキャンした文書を下地に記述が必要な項目ごとに入力エリアを設定する。ここで見逃せないのが一連の作業はマウス操作だけで行えること。ファインデックス 代表取締役社長の相原輝夫氏は、「DocuMakerであれば、これまでベンダーに依頼していた各種フォーマットの作成を、あまりITに詳しくない職員さんでも容易かつ短期間に行うことができます。操作性も非常に高く、簡単なレクチャーによって早ければ数時間で複雑なフォーマット作成まで使いこなせるほどです。もちろん、自身で作業を行うため、メーカーにコストを支払う必要がなくフォーマット開発のコストも大幅に抑えられます」と説明する。

DocuMakerのフォーマット作成画面《クリックで拡大》

独自技術によってDB連携なく電子カルテなどのデータ取り込みを可能に

ファインデックス 代表取締役社長の相原輝夫氏

　入力エリアにはテキストや日付、時刻、HISからの連携項目など多様な項目を設定でき、対応した情報が自動記述される。診断書などにおいては、病名情報や入院情報、手術情報などが頻繁に利用される。そのため、電子カルテとの連携は書類記載をスムーズに進めるためにも有効だ。ただ、システム連携には多額のコストが掛かる。その実現に当たって威力を発揮するのが、同社のアプリケーションデータ取得／連携ツール「P-Launcher」である。

　P-Launcherは複数の情報取得方法を組み合わせることで効率的にデータを取得しており、中でも特許取得技術「BCR（Bitmap Character Reader）」によって、アプリケーション上に表示される文字を読み取り、データとして取得することを可能にした。この独自の仕組みによってデータベース連携を行うことなく、低コストでのシステム連携を実現できる。

　「P-Launcherで取得項目を選択し、情報取得元アプリケーション画面の該当エリアをクリックしていくだけで記述項目の設定が行えるのです」（相原氏）

　地域医療連携での利用も注目を集める。現在、地域連携を進めるために地域のかかりつけ医が費用を掛けてIT投資を行っていくことが問題となっている。対してDocuMakerはWebタイプでの利用も可能なため、P-Launcherと合わせて利用することで低コストでの導入も可能。標準化への対応も進められており、DocuMakerの利用を通じて、中核病院とかかりつけ医との紹介状をはじめとした患者情報の共有を安価に容易に実現できる。

ワークフロー連携により料金の取り逃しも防止

　DocuMakerの機能は電子的な文書作成にとどまらない。新たに入力されるデータは、いつ、誰が、どんな情報を記述したのかというマクロな観点と、詳細な記載内容というミクロな観点の双方からデータベースで厳格に管理される。入力エリアに付与することが可能なタグ情報による検索処理も実現している。文書フォーマットの中で経時的に参照したい項目や添付された写真、画像を選択して時系列で参照することができるため、妊婦健診やNST、褥瘡（床ずれ）管理機能など、今まで専門のシステムで管理していた機能にも活用可能になる。

DocuMakerの妊婦健診画面《クリックで拡大》

　また、DocuMakerはQRコードの印刷にも対応している。QRコードに記述されたデータを利用することで、紙に印刷され、サインや記載を行った同意書や問診票などの文書を、スキャンシステムに自動的に取り込めるようになる。同意書や問診票などはまだ紙を診察室に置いて利用しているところが多いが、システム取り込みをすることにより省スペースになり、文書をシステムから速やかに取り出すことができるようになる。

　「DocuMakerはその機能の多彩さから、紙文書の作成を切り口に入力されたデータの蓄積と管理、さらに二次利用の高度化へとつなげることができます。使い方はまさにアイデア次第といえるのです」（相原氏）

　大学病院、国立病院などDocuMakerを採用する病院は既に全国50施設以上に上る。それも一重に、多彩な業務に応用できる点が高く評価されているからだという。

　他のメリットとしては、文書作成依頼をしたタイミングや文書を作成したタイミングで文書に関わる料金の自動計上ができるところも挙げられる。これまでは、診察室で医師が患者から紙の診断書を受け取り、記載して患者に渡すケースにおいては、その事実が電子カルテに入力されず、文書に関わる料金の徴収ができない、つまり取り漏れが発生することがあった。

　だが、DocuMakerの「ワークフロー管理機能」を通じて、診断書の受け取りから記載、交付までをシステムで一元管理できることにより、自動的に診断書の記載料を算定することができる。これによって確実に料金を徴収できるようになった医療機関が増えてきている。

DocuMakerのワークフロー管理機能《クリックで拡大》

　ファインデックスの取締役で東京支店長の長谷川 裕明氏によると、ある病院ではDocuMakerを利用した文書作成を徹底的に医師に促すことで、今まで取り漏れていた文書料などが確実に請求できるようになり、病院収益にも貢献するようになったという。つまり、医師への業務支援を目的にDocuMakerを導入する医療機関が多いが、実際は医療機関における文書の発行数を計測できたり、業務分析ができるようになったり、収入が上がったりといった、業務支援以外の多くの導入効果が表れているのだ。「DocuMakerは医療機関にとってなくてはならないインフラとしてお使いいただいているケースがだんだん増えている」（長谷川氏）

病院以外の一般企業への拡販も視野に

　これまで医療機関では、医師自身が特定のデータベースで開発した仕組みによって文書管理を行うことも多かった。ただし、その場合はシステム構成がブラックボックス化しがちで、開発した医師の異動などによって使われなくなるケースがあった。

　だが、DocuMakerなら“フォーマット”として残るため、処理プロセスを第三者でも容易に確認でき、システムの継続性が担保される。XML形式でデータが管理されており、他システムへのデータ移行も容易。また厚生労働省規格に準拠した標準化も積極的に取り入れており、電子カルテや画像ファイリングシステム、スキャンシステムなどとも連携を図ることで、院内のあらゆる情報を一元把握するための窓口にもなり得る。

　「今後、病院でDocuMakerの利用がさらに広がれば、各病院が個々に管理する情報の統合手段としても活用が考えられます。ひいてはビッグデータ活用、さらに日本全国の医療状況の把握などにも役立てられるはずです」（相原氏）

　ファインデックスは今後、医療業界で培ってきたDocuMakerの安定性や安全性を武器に、一般企業などにも販売先を拡大する考え。DocuMakerの存在感は、今後、あらゆる業界で増していきそうだ。