交通費・経費管理ツール（TEM：Travel and Expense Management）を利用すれば、経費申請と支払いの手順を自動化できる。企業にとっては給与に次いで大きなコストについて、会社の経費やポリシー順守状況を可視化できる。多くの組織が手作業あるいはスプレッドシートを使った手順をTEM専用に設計された現代的なシステムに置き換えようとしているのは、TEMがユーザーに優しいシステムをつくり出し、会計責任者の報告とコンプライアンスのニーズを満たしてくれるからだ。
多くの組織はこう問い掛ける。「システムはこの分野の専業プロバイダーから調達すべきか」。もし出張予約や出張前の許可申請機能を求めるのであれば、専門業者のシステムが最適である公算が非常に高い。だが経費管理システムのみを求める場合、状況によって答えは変わる。
一般的に、プロバイダーがモバイルユーザー向けのインタフェースといった共通の機能を提供し、経費申請から承認、支払いに至る基本的な流れを処理できる。それぞれのシステム間の違いは、経費管理機能、ユーザーエクスペリエンス、報告および顧客のバックオフィスへの対応の洗練度にある。
ほとんどのTEMアプリケーションはこの2年の間に設計され、経費申請、承認、処理という基本プロセス以上の機能を提供している。デスクトップ版のアプリケーションに付随するモバイルアプリケーションは、過去においては差別化の要因だったが、今ではほとんどのプロバイダーが標準で提供するようになった。
現在の主な差別化要因は、モバイルおよびデスクトップ版のエクスペリエンスや、今後のイノベーションへのロードマップ、付加価値サービス、そのままの状態で中核的なバックオフィスシステムと密接に統合できるサプライヤーの能力にある。もしユーザーのための豊富な機能（経費申請や承認）を求めるのなら、現在の最善のシステムはSaaSで提供される傾向にある。SaaSを真剣に検討すべき理由は幾つかある。
まず第1に、TEMをコモディティプロセスと見なし、特注のオンプレミスシステムを社内に導入して運用する価値はないと見なす場合。
第2に、複数のERP環境があって（例えばSAP、Oracle、Infor、Microsoftといった複数のERPが全社的に使われているような場合）、TEMのために一貫したグローバルなプロセスとシステムが望ましいと考える場合、SaaSは優れた選択肢となる。そうした状況は買収合併によって成長してきた企業によく見られる。クラウドベースのTEMアプリケーションを利用すれば、異なるERPや会計アプリケーション間の橋渡しができる。
SaaSが想定される第3のケースは、同じERPの複数のインスタンスやバージョンが全社的に使われていながら、近い将来、共通のプラットフォーム（この場合は同じリリースバージョン）に移行する計画がない場合。これは重要だ。ERP TEMモジュールを効果的に利用すれば、全ユーザーがソフトウェアの同じインスタンスやバージョンを使う前提が整う。
異なるリリースバージョンを横断する統合が可能な場合もあるが、それを導入して日常的に管理する煩雑さは、簡単には対処できない。
さらには、レガシーアプリケーション（例えば「Lotus Notes」ベースのクライアントやサーバと「Microsoft Excel」ベースのシステムなど）を使っていて、ユーザーの不満、行動に結び付く情報の欠如、あるいは処理量の激増に耐えられないといった理由でできるだけ早く入れ替える必要があるケースも考えられる。
SaaS TEMは以下のような組織にも適している。
- 常に業界のベストプラクティスの最先端にいて、ソフトウェアの1つのバージョンでグローバルな運用がしたい
- 出張予約と経費の支払いを1つのプラットフォームで処理できることが望ましい。ただし地域的な例外や違いに対応できる必要がある
- 経費管理プラットフォームの迅速な導入を求め、支障を最低限に抑えながら継続的な製品イノベーションと重要な更新プログラムが受け取れることを望む
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TEMの統合
インテグレーションやシステム間でデータをやりとりする方法はプロバイダーによって異なる。だが一般的な原則として、「フィードイン」（ユーザーのプロフィールとコスト中心情報）と「フィードアウト」（会計プラットフォームと自社が選択した支払いの仕組みへ）が必要とされる。
実際のデータ統合の仕組みも、ベーシックなもの（フラットファイル）から中程度（API）、高度なもの（Webサービス経由のリアルタイム）まで幅がある。統合方法の選択は、バックエンドシステムへの対応に最大限の柔軟性を持たせるために必要になる。例えば多くの大手グローバル組織は、買収合併によって組織が進化してきたという性質上、標準的なERPが存在しない。そうした場合、3つの統合の仕組みを組み合わせる必要があるかもしれない。一方、会計用に単一のプラットフォームを使っていて人事データも1カ所にしか保存していない小規模な組織なら、全面的なWebサービスの活用が望ましいのは明らかだ。
会社のクレジットカードの場合
TEMでは会社のクレジットカード使用は前提にはなっていないが、ユーザーは手作業で現金およびクレジットカードによる経費の出費項目を作成できる。調達とサプライチェーン、金融機関はそれが必要かどうかを判断し、もし必要であれば法人用カードの発行機関をどこにするかを決定する。会社のカードをTEMアプリケーションに連動させることは以下のような具体的なメリットがある。
- 不正のリスク低減。会社のカードはユーザーが決済情報を上書きすることができない
- 経費申請に必要な情報の大部分（日付、金額、通貨、相手先）が自動的に追加されて経費報告書に記載できる状態になり、経費報告書の作成・提出に要する時間が短縮する
- 個々の請求を中心とする決済モデルが提供され、クレジットカード発行会社は月に何度もまとめて支払いを受ける。会社はさらに好条件を引き出すことができ、クレジットカード発行会社から受け取るポイントも増えるかもしれない
クレジットカード情報の入力を自動化すれば全般的には効率が向上するが、クレジットカードが全世界で普遍的に受け入れられているとは限らない。カード会社が徴収する手数料を理由にクレジットカードを受け付けない小売業者もある。その場合、少額の決済にカードを使うことは非経済的になる。
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