Office 365を少しでも安く導入するTips：陥りやすいライセンス超過
「クラウド化により、ライセンスが不足がちになるが、本当の問題はライセンス超過にある」と指摘するライセンスアナリスト。Office 365のライセンス料金を少しでも安くするにはどうすればよいのか。
「Office 365」は、Officeツールや「Microsoft Exchange」「Microsoft SharePoint」を「Skype for Business」や「Yammer」などのコラボレーションサービスにリンクさせる新しいMicrosoftプラットフォームになりつつある。
Gartnerで調査部門のバイスプレジデントを務めるジェフリー・マン氏は、報告書「Office 365, G Suite or other cloud office initiatives primer for 2017」で次のように述べている。「クラウド版のOffice製品を導入すれば、コストを削減し従業員の効率を高める可能性がある。だがそれは、導入の理由と方法が適切であれば、の話だ」
実際、2022年までに70％の組織がクラウド版のOfficeツールを導入することになると業界関係者は予測している。
ソフトウェア資産管理を専門とするSnow Softwareのバイスプレジデント、マット・フィッシャー氏によると、Microsoftの多くのライセンスソリューションパートナーがOffice 365サブスクリプションの売り上げを伸ばしているという。
「最近、ある再販業者の2017年1〜6月期のOffice 365の売り上げが、その前24カ月の売り上げを上回ったという。これはOffice 365のリリース以降初めてのことだ」
企業がクラウドに移行するにつれ、ソフトウェア資産管理が複雑になる可能性がある。大掛かりな導入は、IT部門によるコストの把握を難しくするとフィッシャー氏は話している。
ライセンス超過への警告
ITAM Reviewでライセンスアナリストを務めるリッチ・ギボン氏は次のように話す。「Office 365については口を酸っぱくして警告している。クラウド化により、ライセンスが不足がちになるが、本当の問題はライセンス超過にある」
ギボン氏いわく、オンラインアクセスを提供するExchange、SharePoint、「Office 365 ProPlus」のスタンドアロンライセンスを所持する企業が恐らく多い。だがMicrosoftは「Office 365 Enterprise E1」「同E3」「同E5」スイートも提供している。ここにライセンス超過が発生する可能性があるという。
「E1はローカルにインストールされないが、E3はインストールされる。企業はE3が必要で7000ユーザー分を購入しようと考えるかもしれないが、実際に必要なのは恐らく40％にすぎない。Exchangeだけが必要なユーザーもいれば、SharePointを必要としないユーザーもいる」
同氏いわく、この問題の責任の一部はMicrosoftの再販業者にもあるという。E3の方が販売しやすいのが、その理由だ。だが、Office 365のサブスクリプションの増加だけでは全てを説明できない。
「サトヤ・ナデラ氏がCEOに就任して以来、Microsoftは格段に実利的になった。ソフトウェアへの投資を顧客がより多く回収できることを基本的には望んでいる。自社製品を、一度も使用されないシェルフウェアにするのではなく、ユーザーに利用してもらいたいと考えている」
またMicrosoftが戦略転換を迫られているのは、Googleの「G Suite」のような競合相手がいることが大きな理由の1つかもしれない、とも付け加えた。
とはいえ、Office 365などのクラウドベースのサブスクリプションは管理が極めて難しいことをソフトウェア資産管理者は理解しておかなければならないと警告する。
「使用状況を追跡することが重要だ。『Microsoft Project』などの製品を一度購入すればライセンス作業が完了したのは過去の話で、今やサブスクリプションに毎年支払わなければならない時代だ」
クラウドのサブスクリプションは継続するため、ソフトウェア資産管理者は、従業員の役割が毎年変わるたびに、ソフトウェア使用状況がどのように変わるかを十分把握する必要がある。「従業員の役割と、必要とするツールを把握するのは組織の責任だ」とギボン氏は言う。
ある従業員が、Officeスイートの基本プランから始めるとしよう。
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