BoxやDropbox、Microsoft OneDrive、Google Driveなど
いまさら聞けない モバイル向けファイル共有アプリで知っておきたい「3つの基礎」
企業向けファイル同期／共有アプリケーションをモバイルデバイスで利用する場合、自動同期機能の動作の違いやセキュリティリスクに注意が必要だ。
「どのデバイスでもデータは常に最新」とは限らない
「Box」や「Dropbox」「Microsoft OneDrive」「Google Drive」などの企業向けファイル同期／共有（EFSS：Enterprise File Sync and Share）アプリケーションを利用すると、さまざまなデバイス間でファイルを同期できる。
複数のデバイスを使いこなすユーザーにとって、こうしたツールは非常に便利だ。例えば、Appleの「iPhone」でドキュメントを変更すれば、PCでもその変更を確認できる。複数のユーザー間でファイルを共有できるため、簡単にグループ共同作業を実現可能だ。
こうしたEFSSアプリケーションのデスクトップ版は以前から利用されているが、モバイル版はまだ実績が少ない。モバイル版を利用する際には、デスクトップ版との違いに注意が必要だ。
自動同期が前提ではない
EFSSのモバイル版は、使用するネットワークによって同期の動作が変わる。帯域幅が広いWi-Fiネットワークに接続しているときはデスクトップ版とほぼ同じように動作し、全てのファイルが自動的に同期するように設定できる。
セルラーネットワークに接続、つまりモバイルのデータ通信を利用しているときは、データ通信料が高額になるのを防ぐために、手動で同期を実行するように設定できる。この設定で費用対効果を高めることができる。デスクトップ版と同じように数分間隔で自動同期を実行すると大量のデータ通信量とバッテリーを消費することになるため、同期するタイミングをユーザーの使い方に合わせて設定すべきだ。
手動同期を選択している場合は、モバイルデバイスでファイルを変更しても、手動で同期を実行するまで変更内容はアップロードされない。同期しない状態が続けば、モバイルデバイス上のファイルと共有用格納場所（リポジトリ）上のファイルの間に不整合が生じる。
本格的な編集作業は難しい
「Microsoft Office 365」や「Google Docs」などのクラウド型ツールに似せた動作になっているとはいえ、その操作性はデスクトップ版とかなり異なる。PCで作業するときは大きなディスプレイとフルキーボードを使えるため、サイズの大きなスプレッドシートや何ページにも及ぶドキュメントも難なく編集できる。だが、モバイルデバイスで同じような編集作業をするのは難しい。
ちょっとした修正くらいなら問題ないが、標準的なスマートフォンの小さな画面とポップアップキーボード、限られたナビゲーション機能で本格的な編集作業をしなければならないとしたら、相当な苦痛を強いられるだろう。
セキュリティリスクに注意
モバイルデバイスはPCより紛失しやすい。IT管理者が適切な管理プロファイルを適用しておかないと、スマートフォンにダウンロードしたファイルは潜在的なセキュリティリスクの発生源になる。
IT管理者がクラウドストレージでファイルを暗号化していたとしても、エンドユーザーがパスワードを設定していなかったり、PC上でファイル暗号化をしていなかったりすれば、ファイルのセキュリティは危険な状態になる。エンドユーザーがどのファイルをどのデバイスにダウンロード可能とするか制限もできるが、そうするとモバイルワーカーがEFSSアプリケーションを利用するメリットと利便性も減ってしまうだろう。
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