「UC」は企業文化維持の救世主になるか
部下との“サシWeb会議”も有効 テレワークでも「社風」を維持するUC活用術4選
テレワークを導入すればおのずと、従業員同士が対面して協働する機会が減ることになる。組織の文化や交流を維持するために、ユニファイドコミュニケーションツールはどう役立つだろうか。
テレワークは従業員のワークライフバランスを見直し、通勤時間を削減するといったメリットがあるが、欠点もある。欠点の一つは、対面コミュニケーションの減少がもたらす、企業文化に対する影響だ。テレワーカーは対面コミュニケーションから生まれる協働の機会を逸している。新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミック（世界的大流行）によって、企業は従業員をオフィス勤務に戻すべきかどうかを再検討せざるを得ない状況になっている。
ユニファイドコミュニケーション（UC）製品は、そのさまざまな機能を通じて、テレワーカーが企業文化の一端を取り戻すのに役立つ可能性がある。製品によっては、IT部門が選定から導入まで関与できるものもある。一方でビジネスリーダーは、対面コミュニケーションを必要としない「新しい時代の現実」に適応する必要がある。それはテレワーカーのモチベーションを維持することにつながる。
テレワーク時代に企業文化を維持するために、UCをどのように利用すればいいのか。4つのヒントを紹介する。
ヒント1．マネジャーと従業員の1対1でWeb会議を実施する
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従業員の一部または全員がテレワークをしている企業で、マネジャーが抱える一番の懸案事項は、従業員のモチベーションや生産性を高く維持することだ。従業員との1対1のミーティングは従業員を安心させ、オープンなコミュニケーションを保つための一助になる。UC製品には、1対1での対面ミーティングの感覚を再現するのに役立つ機能を持つものもある。
1対1のWeb会議の目的は、特定の従業員の顔を見るだけではない。マネジャーはWeb会議を通じて、従業員が話題に対してどのような反応をするか、フラストレーションや緊張を示す手掛かりや身ぶりはないかどうかを評価できる。言葉や絵文字、「ミーム」（写真やイラストに字幕を付けたジョーク画像）などをうまく活用すれば、マネジャーはさまざまな方法で従業員のパフォーマンスを称賛することが可能だ。
ヒント2．チームの休憩や集いに時間を割り当てる
チームのメンバーを招いた堅苦しくないチャット会議を計画し、気楽な休憩時間を設ける。従業員同士で、仕事以外の話題で盛り上がるためだ。こうした懇親会は、従業員が職場の人間関係を維持するために必要な頻度で実施する。
ヒント3．Web会議の背景は、仕事にふさわしい範囲で個性を出してもらう
Web会議の背景は、無理のない範囲で従業員の思いや関心を反映したものにしてもらう。Web会議ツール「Zoom」には独自の背景画像が複数備わっており、エンドユーザーはそれを選んで利用できる。他のWeb会議ツールベンダーも独自の背景を提供したり、エンドユーザーが自分用の背景画像をアップロードするのを支援する機能を提供したりしている。背景をカスタマイズすることで、従業員の働く気分に活気を与えられる。
ヒント4．仕事に適した設備を整える
最後はツールの話ではない。テレワーカーのために適切な設備を整えることだ。高品質なWebカメラとマイクは、快適なオンラインコミュニケーションの実現に欠かせない。高速なインターネットも重要な検討項目だ。映像や音声の遅れは、いずれも従業員のフラストレーションの一因になる。
競争が激しい今日の求人市場で、企業は従業員が「その企業に属する価値を感じられる企業文化」を維持する方法を見いださなければならない。UC製品は従業員同士の「業務を超えたつながり」を維持し、企業文化を維持する重要なツールだ。
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