筆者が勤める年商20億ドルの建築資材メーカー、NCIビルディングシステムズは、内部成長と買収による規模の拡大に伴う帯域ニーズの増大に対応するため、データ／音声通信環境の刷新を進めている。われわれは、従来の契約では規模のメリットを生かせなかったため、通信サービスを入札にかけた。以下では、契約の作成と交渉の過程でわれわれが学んだ教訓を紹介しよう。
RFP（提案依頼書）の内容を吟味する
RFPでは、会社が定めた書式に従って費用とサービスレベルの詳細を提示するよう応札者に要求する。さもないと、応札者の提案を比較するのが難しくなる。例えば、応札者によって想定しているサービスレベルが異なる場合や、一部の応札者がすべての費用を盛り込んでいない場合でも、それらの点に気付きにくくなってしまう。また、RFPの内容や口頭での約束が、契約に当然反映されると思い込んではならない。書面の契約にきちんと記載されるようにすることが肝心だ。
契約に適切な条項を盛り込む
幾つものサービスについて、最低利用料の規定（通信単価の割引と引き換えに設定される）を受け入れてはならない。MPLS（Multiprotocol Label Switching）やフリーダイヤル、州間、州内など、各サービスごとに最低規定に同意すると、通信量が増えやすく、これらの利用料の合計が、割引単価が適用される金額の上限を超えてしまうおそれがある。超過した分の通信量には、通常単価が適用されることになる。われわれは、利用するサービス全体について、支払い料金の予想合計額の70％に当たる金額を、最低利用料として取り決めている。
コストにかかわる条項を詳しく詰める
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