「Teams」と「SharePoint」で何ができる？ コラボレーションで活躍する機能群：TeamsとSharePointの連携方法【前編】
「Microsoft Teams」と「Microsoft SharePoint」は、どちらも「Microsoft 365」のアプリケーションだ。業務効率化に貢献するTeamsとSharePointの機能とは。両者の特徴や、連携機能を説明する。
Web会議ツール「Microsoft Teams」（以下、Teams）と、社内ポータルサイト構築ツール「Microsoft SharePoint」（以下、SharePoint）は、どちらもMicrosoftのサブスクリプション形式の製品やサービス群「Microsoft 365」の一部だ。
TeamsとSharePointを連携させることは、企業のシステムを簡素化したり、データ共有の効率化を後押ししたりする。TeamsとSharePointが備える機能や、連携できる機能、Teamsで使えるSharePointの機能などを紹介する。
実は深く関係しているTeamsとSharePoint
Teamsは、複数のエンドユーザーがデータを共有し、共同作業をする際に役立つ。 インスタントメッセージング、音声（通話）およびビデオ会議、ドキュメント共有、AI（人工知能）技術による要約といった機能がTeamsにはある。Teamsは、Microsoft 365に含まれる、以下の製品／サービスと連携可能だ。
- 文書作成ソフトウェア「Microsoft Word」
- 表計算ソフトウェア「Microsoft Excel」
- プレゼンテーションツール「Microsoft PowerPoint」
- デジタルノートアプリケーション「Microsoft OneNote」
- リスト管理ツール「Microsoft Lists」
- ローコード開発ツール「Microsoft Power Apps」
- タスク管理ツール「Microsoft Planner」
- BI（ビジネスインテリジェンス）ツール「Microsoft Power BI」
- 動画共有サービス「Microsoft Stream」
TeamsはMicrosoftのファイル共有サービス「SharePoint Online」と連携しており、Teamsの共有データはSharePoint Onlineのデータ領域に格納される。
SharePointの機能および特徴を以下にまとめる。
- タスクやスケジュール、ニュースなどの情報をまとめて閲覧できるリスト機能
- 静的コンテンツの公開や、共同で編集する動的コンテンツを閲覧できるWebページ作成機能
- ERP（統合業務）パッケージのクラウドサービス「Microsoft Dynamics 365」やERPシステムなど外部データソースとの連携機能
- AI技術を活用したドキュメント整理・分析機能「Microsoft Syntex」
- カスタマイズ可能なエンタープライズサーチ
SharePointでは、エンドユーザーが所属する「チーム」を作成可能だ。チームごとの「ライブラリ」にファイルを保存してチーム内で共有することにより、変更履歴を記録したり、アクセス権限を設定したりしながら共同編集が可能になる。チームを作成すると、情報共有のためのポータルサイトである「チームサイト」が自動的に作成される。チームサイトを使って、メンバー間でドキュメントの共同編集や情報交換の場として利用可能だ。
SharePointの機能をTeamsで使うには
Teamsのドキュメント共有メニューには「SharePointで開く」というオプションがある。このオプションを使用することで、エンドユーザーはSharePointの標準機能を利用できる。利用できる機能の例を以下に示す。
- ドキュメントのバージョン管理
- ドキュメントへのタグ付け
- クラウド型RPA（ロボティックプロセスオートメーション）ツール「Microsoft Power Automate」との連携
- 保存ポリシー、データ損失ポリシー、リーガルホールド（訴訟に必要な証拠保全の手順）など、ドキュメントに関するコンプライアンスデータの閲覧
MicrosoftはTeamsのインタフェースで、SharePointの機能の一部を標準で使えるようにしている。そのため、わざわざSharePointでコンテンツを開かなくても使用できる機能もある。以下にそうした機能の例を挙げる。
- Teams内でのドキュメントの移動
- ドキュメントのコピー
- ドキュメントやフォルダへのアクセス権限の管理
- Teamsでのドキュメント閲覧
- ドキュメントへのリンク生成と、生成したリンクのメールおよび他コンテンツへの挿入
- 他人によるドキュメントの変更を防ぐための「チェックイン」と「チェックアウト」
次回は、TeamsとSharePointを連携させる方法を紹介する。
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