企業内コラボレーションツールとしてのクラウドストレージの選び方

コラボレーションツールとしてのクラウドストレージの有用性は広く認められつつある。ではどのようにツールを選ぶべきなのか？

公開 2014年04月02日 08時02分

著者

Clive Longbottom

[Computer Weekly]

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　クラウドベースのストレージシステムは、全従業員がライブ文書に取り組むチャンスを提供してくれる。だが独自のセキュリティリスクも存在する。

　DropboxやBox、SugarSync、OneDrive（旧称SkyDrive）──。ガバナンスやリスク、コンプライアンスのことを心配する担当者をパニックに陥れるには、そうしたクラウドストレージサプライヤーだけで十分だ。外部のファイルストレージや共有システムを無秩序に利用されれば、組織の知的財産管理にとって深刻な脅威となる。だが使用を禁止することが現実的な選択肢であるともいえない。クラウドストレージは定着するだろう。従って、社内での使われ方に対する管理の強化を目標としなければならない。

　クラウドベースのファイル共有システム利用は、実際にはいいこともある。かつて「共有」の主な手段といえば電子メールだった。この場合の「共有」の多くは実際には共有ではなかった。電子メールでファイルを配信すると、1つの文書の異なるバージョンが多数発生する。そのうちのどれを「ライブ」と見なすかが問題になる。

　多くの場合、ユーザーは間違ったバージョンを選んでそれに余分な手を加え、文書に含まれる全般的な情報に誤りが生じる。基本的には同じファイルの幾つものコピーを保存、アーカイブ、検索するための追加的な技術コストも掛かる。この種の情報共有を戦略的オプションとするのは難がある。電子メールはデータを簡単に動かせてしまうというセキュリティ問題もある。

異なる端末から文書へのアクセス

　モバイル端末の普及により、個人が複数の端末から文書にアクセスできる必要性が増している。そこでユーザーは電子メールを使うよりも、クラウドベースのストレージシステムに頼るようになった。これなら1つの文書の1つのバージョンで作業ができ、どの端末からアクセスしようと最新バージョンであることが分かるというメリットがある。クラウドストレージはオフプレミスでもある。これは、ファイルの本来の保存場所に何かが起きた場合の助けになる。社内のヘルプデスクに連絡したりデータ復旧プロセスをたどったりしなくても、クラウドがファイルの直接的なバックアップを提供してくれる。

　つまり、クラウドストレージシステムには利点がある。それでも管理の手が届かない組織の外に大量の情報を置く以上は、ユーザーに活用してもらうため、そして組織のために、何か手を打つ必要がある。

　そのためには個人だけでなく、複数のユーザーの視点からクラウドストレージに目を向けなければならない。チームが共同で文書に取り組む必要がある場合は、1人しか関与していない場合に比べて、全員が正しいバージョンで作業していることを確認することが大切になる。バージョン管理、アクセス管理、情報セキュリティを全て考慮しなければならない。

ユーザーに優しいシステムの選定

　オンプレミスのストレージを導入し、ユーザーがファイルを保存してどこからでもアクセスできる環境にする選択肢もある。一例としてSharePointやAlfrescoなどのシステムが挙げられるが、こうしたシステムは「あまりに堅苦しくて会社的」という理由でユーザーの評判はあまり良くない。オンプレミスシステムはまた、同じ問題を抱えてもいる。オフサイトのバックアップが存在しない限り、データセンターに重大な問題が起きれば全データが失われる。

　ユーザーが望んでいるのは「コンシューマー」的で使いやすく、ほとんど意識させずに機能するシステムだ。組織はユーザーが自分で選ぶものを、必要なレベルの機能とセキュリティを備えたものと一致させなければならない。ファイルサーバ上にWebフロントエンドを置くことも検討できるかもしれないが、これは組織全体に分散していることが多く、あまりいいアイデアではなさそうだ。しかもバックアップと復元については同じ問題が残る。

　だが、代替も登場している。

Numecentの技術

　Numecentのクラウドページング技術では、デバイス自体のローカルなコンピュータ処理能力を使ってアプリケーションをセキュアに実行でき、データはどこでもユーザーが望む場所にセキュアに保存できる。もし必要であれば、ユーザーセッションが終了した時点でデータを自動的に削除することも可能だ。これならユーザーがDropboxなどのアプリケーションを使い続けながら、会社による管理を強化できる。

　だが、ユーザーの私物端末利用を認めれば、チームワークの価値を引き出すことはできない。個人のために開発されたアプリの使用は、チームファイル共有の価値を引き出す妨げになる。単一のライブ文書、正確な最新情報を提示して別々の場所や時間帯からチームで作業できる機能、組織がアクセスできるはずの全情報を検索・報告できる機能などは利用できない。

　コンシューマー向けのクラウドベースストレージシステムは、大半がビジネス版も提供されている。これを採用するのも手だ。クラウドストレージシステムのビジネス版に登録したら、全従業員にそのことを周知し、例えば会社のアプリポータルを使うなどして簡単に利用できるようにしなければならない。これには従業員が利用できる公認アプリの一覧を提示できるというメリットもある。

　チーム作業の促進、リスク回避、全体的な情報の価値など、会社がそれを導入した理由を従業員に認識させる必要もある。非推奨のシステムを使えば処罰される可能性もあると明記したルールも必要だ。それが従業員を縛れる唯一の手段といえるだろう。さらに譲歩して、従業員が自分の私用データのためにそのクラウドストレージを使うことを認める必要にも迫られるかもしれない。全てのものに使える単一のデータストレージシステムを提供しなければ、ユーザーが乗ってきてくれることは期待できない。

　最後に、クラウドストレージシステムのビジネス版を使っても、データの可用性やセキュリティの問題からは逃れられない。「機密扱い」にすべきデータは引き続き暗号化しなければならず、データはバックアップを取るか、オンプレミスのデータ保存場所に同期させ、万が一クラウドプロバイダーが廃業したり、大規模なセキュリティ問題が起きたりした場合でも作業を続けられるようにしなければならない。