「仕事と私、どっちが大事なの？」とならないために…
私物スマートフォンの業務利用 嫌な思いをしないためのヒント集
BYOD（私物端末の業務利用）を認める企業が増えている。一方で、セキュリティやプライベートへの影響が懸念されている。端末を兼用しながら仕事と家庭を分けるにはどうすればいいのだろうか。5つのヒントを紹介する。
BYOD（私物端末の業務利用）は米国の企業で始まった。今では、スマートフォンやタブレットなど、従業員の私物モバイル端末に掛かる費用は、企業が全額または一部を負担するようになってきている。
BYODを受け入れた結果、従業員は個人所有のモバイル端末を私的用途と業務用途の両方に使い始めた。BYODを企業の大きなコスト削減と見なすのはたやすいが、従業員の私物端末に業務用アプリを入れるとなれば、業務の生産性やプライベートに悪影響を及ぼしかねない。
本稿では、従業員がビジネスとプライベートをはっきりと区別し、会社も従業員もBYODのメリットを最大限に受けられるようにするために、IT管理者にできる5つのヒントを紹介する。
業務用アプリ／データと私用アプリ／データを分けておくことを従業員に奨励する
業務用アプリと私用アプリを分けておけば、勤務時間中の生産性に悪影響が出にくい。例えば、BYODで業務用アプリを使うときに、遊びたくなるようなゲームが表示されるのを防げるだろう。従業員にとってもその方がよい。家族や友人と食事に出掛けているときに私用でモバイル端末を開いたとしても、業務用アプリと私用アプリを分けてあれば、つい仕事のファイルを見たくなる誘惑を避けられる。このヒントのポイントは「去る者は日々に疎し」。目に入らなければ思い出さずに済むということだ。
業務用アプリ／データのBYODとセキュリティを使いやすいものにする
セキュリティ機能が使いやすければ、従業員も自分のモバイル端末に導入する気になるだろう。セキュリティ機能がないと、子どもが親の端末でゲームをしているときに、誤って会社のデータを壊してしまうかもしれない。また、万が一、端末を紛失した場合に備えて、業務用データやネットワークを保護する必要がある。企業データへの不正アクセスを防ぐには、業務用モバイルアプリごとにセキュリティを組み込むべきだ。
BYOD用業務アプリの通知音をオフにできるようにする
友人と楽しく過ごしているときに、無粋なメール着信音に何度邪魔されたことか。業務用アプリの通知音、それも業務用メールの通知音がオンになっていたら、同じことになるだろう。BYOD用のアプリを開発するときは、それを使う従業員が通知をオフにできるようにする。私用アプリの通知設定とは別に設定できるようにしよう。
業務用データを定期的にサーバへアップロードさせる
従業員の私物モバイル端末に入っている業務用データを失わないようにするには、会社のサーバへ定期的にデータをアップロードしたり、バックアップしたりさせるのが最適だ。データのアップロードを促すリマインダーを従業員に送信するアプリを配布してもいいし、業務用モバイルアプリを開発するときにそうした通知機能を組み込んでおくこともできる。カレンダーに自動リマインダーを設定するという簡単な方法で、この手順を促すことも可能だ。アップロード手順は分かりやすく文書化しておくこと。そうしないと、いくらリマインダーを出しても従業員は実践してくれないだろう。
退職時に業務用アプリの削除と業務用データのアップロードを義務付ける
これは従業員が退職するときに非常に重要になる手続きだ。従業員が退職して何年もたってから訴訟沙汰になることも少なくない。従業員は、会社のデータを私物端末にいつまでも保持し続けるべきではない。1、2年でモバイル端末を買い替えるとなればなおさらだ。また、従業員の私物端末から業務用アプリへのアクセスは、退職時に確実に無効にする必要がある。一般の社内アプリケーションでは当たり前のことだが、企業BYODアプリでは見過ごされがちだ。
これからBYODの導入が進み、私物モバイル端末の業務利用が生活に浸透してくるにつれ、仕事とプライベートを一層厳密に切り分けることが必要になるだろう。モバイルユーザーがプライベートを乗っ取られることなく私物端末から企業データにアクセスできるようにするには、BYODとセキュリティに健全な境界線を引く必要がある。ここで紹介した5つのヒントは、そのためのほんの第一歩だ。
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