RPAツールがそれぞれ異なるとしても、自動化を導入する企業の大半は階層化設計を用いて複雑なプロセスを遂行している。階層化設計では、プロジェクトのロジックと機能をさまざまなパーツに分離して、プロジェクトの把握と自動化の開発を容易にする。企業はこの階層化設計モデルを用いることで、自動化するプロセスと人手の介在が必要なプロセスを明確に切り分け、RPAソフトウェアとチームメンバーの双方にそれぞれ役割を割り当てる。その結果、チームメンバーはそれぞれ強みを発揮できるセクションとパーツに専念できるようになる。

　階層化設計のメリットは役割の割り当てだけではない。場合によっては、階層にサブプロセスを追加できる。サブプロセスとは、個別のプロセスをさらに小さなコンポーネントの階層に分割したものだ。例えば、階層化設計内の大きなプロセスとして従業員オンボーディング（新入社員の受け入れと早期戦力化）を自動化するとする。そのプロセスの中の経費システムで使用する従業員アカウントの作成をサブプロセスにしておくと、RPAが非常に簡単かつ効率的に管理できるタスクとしてこのサブプロセスを利用できる。

　RPAアーキテクチャに対してこのような階層化設計を採用すると、特に複雑なプロジェクトの場合、多くの時間が必要になると考えられる。だが、自動化の導入とメンテナンスの両方を最適化するには、プロセスを複数の層とサブコンポーネントに分割することが不可欠だ。各層の定義を細分化するほど、RPAによって全プロジェクトを完了する効率が高まり、チームメンバーが関与すべきプロセスを簡単に把握できる。

支援型自動化と自律型自動化

　RPAツールには、支援型自動化と自律型自動化の2つの導入モデルがある。どちらのモデルにもメリットとデメリットがある。そのため、RPAアーキテクチャを策定する前にどちらのモデルが企業のニーズを満たせるかを見極めておくことが重要だ。

　支援型自動化は、従業員のデスクトップで実行されるさまざまなアプリケーションをRPAツールを使って自動化する場合に用いる。このモデルでは、プロセスの自動化手順を設定するのに人手の介在が必要になる。ユーザーが複雑なプロセスを遂行するのを支援する目的で使われることが多い。支援型自動化のメリットには、プロジェクトの処理時間の短縮、コスト効率の向上、顧客や従業員エクスペリエンスの改善などがある。支援型自動化の大きなデメリットは、RPAが失敗する可能性があることだ。こうした失敗は、グラフィックスやディスプレイの解像度設定の違いなど、デスクトップ設定の不整合が原因になる。また、自動化手順の実行中にデスクトップがロックされることもある。

　これに対して、自律型自動化は人手の介在を必要としない。このモデルでは、RPAソフトウェアが独自に自動実行され、問題が発生した場合のみ従業員に警告する。自律型自動化により、RPAソフトウェアを毎日24時間稼働することが可能になる。これはプロセス全体を最適化する理想的なシナリオだ。残念ながら、このモデルには大きな課題がある。自律型自動化を実装するには、構造化した情報と明確に定義したルールが必要になる。だが、こうした情報がプロジェクトのあらゆるユースケースに当てはまるとは限らない。

　どちらのモデルを採用するとしても、一方のモデルをサポートしないことを理由にベンダーを選択肢から外さないことが重要だ。複数のツールを利用することが最も有効な手段になることもある。

RPAコントロールセンター

　設計と導入モデルを決めたら、最適なRPAアーキテクチャを構築する次の手順として、機能を完備するコントロールセンターをツールに含めるようにする。コントロールセンターに備える主要機能には、エラー処理、プロセス分析、リソース割り当てなどがある。コントロールセンターは集中管理用インタフェースとして機能し、ここから全てのプロセスコマンドを発行する。管理者はコントロールセンターを利用して機敏な運用が可能になり、RPAシステムの起動、保守、アップグレードを適切に実行できる。これにより、企業全体にわたるリソースの割り当てやプロジェクトの指定などの管理作業の効率が高まり、RPAシステムの実行状況に対する包括的な視点が得られる。

　この目的に沿って、企業はRPAコントロールセンターの機能を確認する必要がある。プロセスの潜在能力を最大限に引き出すためには、特にエラー処理が重要になる。RPAツールでは、エラーの発生時に警告するプロセスを含めてもよいが、各インスタンスの詳細な記録を保持し、チームが短時間で問題を突き止められるように、より包括的なシステムを備える方がよい。

　RPAコントロールセンターには他にも重要な機能がある。それは、プロセスの状態をリアルタイムに監視し、RPAシステムが想定通りに実行されていることを確認するプロセス分析だ。自動化ツールを適切に監査して改善するには、コントロールセンターのこの分析コンポーネントが不可欠だ。また、リソースの割り当てを管理する機能も必要だ。この機能により、管理者は各PCで実行するタスクを管理しやすくなる。プロセス分析機能から得たデータに基づいて適切なリソース割り当てを行うのが最も効果的なRPAツールだといえる。これらの機能を連携させることで、自動化ツールを最も効果的に管理できるようになり、RPAの能力を最大限に引き出せる。

　企業が最初に手を付けるのは、現時点で利用できる多くのRPAツールの中でどれが最適かを判断することではない。以下の手順に従って、導入するのためのRPAアーキテクチャを最初に検討しなければならない。

• 階層化プロセスを作成する
• プロジェクトに支援型自動化と自律型自動化のどちらが必要かを見極める
• RPAコントロールセンターに必要なコンポーネントが全て備わっていることを確認する

　これがRPAの導入を成功に導く唯一の方法になる。