Web会議の録画データの扱い方ガイド【前編】
Zoomなどの「Web会議」を安全に録画したいなら“これ”を決めるべし
テレワークの定着に伴い、企業はWeb会議の録画データを活用するようになった。録画データの安全な保管方法を検討する前に、どのような方針で管理するのかを決める必要がある。何を決めればよいのか。
会議や研修のために、企業が「Google Meet」「Cisco Webex」「Zoom」といったWeb会議ツールを使う中で、Web会議の録画データが蓄積され続けている。そうした録画データを安全に保存する方法を知っておくことは重要だ。
企業にとって、Web会議ツールを使ったオンライン会議は日常になった。テレワークとWeb会議ツールの普及によって、録画データの扱い方に変化が生じている。録画の安全を保つためには、どのようなプロセスやコンプライアンス(法令順守)を従業員に徹底させる必要があるのだろうか。
企業は誰が録画データを参照、共有できるのかを把握しておかなければならない。録画データのセキュリティ計画の前に、録画データを管理するための戦略を確立させる必要がある。企業が録画データの取得前に決めておくべき項目には以下がある。
1.録画するかどうかの決定
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録画する場合、Web会議ツールで録画を有効にするための設定が必要だ。録画に関する法令も調べておくとよい。
2.録画に関するポリシーの制定
企業は標準的な録画手順を定める必要がある。Web会議の録画では、そこで取り扱う情報やデータの共有範囲について、関係者が同意しなければならない。具体的なポリシーがあれば、従業員にそのポリシーを徹底させることができる。
3.録画データを管理する場所や方法の決定
録画データの共有サービスの選択肢には以下がある。
- 録画データのアップロード、視聴、共有が可能な社内ポータルサイト「Microsoft Stream」
- Web会議ツールベンダー以外のサードパーティーベンダーが提供する録画ストリーミングサービス
- 「SharePoint Online」などのファイル共有サービス
4.録画データ管理方法に関する従業員教育
企業は録画に伴うリスクを従業員に告知する必要がある。従業員は、法令に順守しながら録画データを管理、配布、共有する方法を理解しなければならない。
中編は録画データを安全に保管するための対策を解説する。
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