チームの共同作業を乱す「またツールが増えた」問題の落としどころ：コラボツールの乱立をどう避ける？【前編】
部署によって異なるコミュニケーションツールを導入していることは珍しくない。注意点は、社内で使うコミュニケーションツールの種類が多いほど、チームの共同作業は難しくなることだ。どの程度が適切なのか。
チームの作業を効率的に進めるために、コミュニケーションツールは有用な手段だ。企業はチームの共同作業を円滑にすることを目的に、さまざまな種類のコミュニケーションツールを導入してきた。しかし、それがどれほど便利なツールであっても「導入し過ぎ」は問題を引き起こす。どのくらいのツール数であれば適切だと言えるのか。
いつの間にか「乱立状態」のツール群 適切な数は？
併せて読みたいお薦め記事
コラボレーションツールの現在
- 「ユニファイドコミュニケーション」（UC）の主要トレンド5選
- ZoomでもWebexでもなく「Teams」こそ“完璧で究極のWeb会議ツール”になる予感
- 「テレワークの電話応対」で不満噴出 法律事務所を救った「UCaaS」とは
米TechTargetの調査部隊Enterprise Strategy Group（ESG）の調査によると、回答企業の44％が6〜10個、37％が11〜20個のツールを導入している。ESGのシニアアナリストであるゲイブ・クヌス氏は「幾つものツールを使える状態が常に正しいわけではない」と警告する。
「異なるチーム間で使用するツールの種類が多いほど、共同作業は難しくなる。自分たちが普段使うツールとは違うツールを使うチームと協力しようとするのは極めて困難だ」とクヌス氏は言う。
調査会社COMMfusionの主席アナリストであるブレア・プレザント氏は「4つ以上のツールを使用すると、ツール乱立によるマイナス効果が生じる恐れがある」と指摘する。とはいえ、コミュニケーションのために「Microsoft Teams」「Zoom」「Slack」を併用している企業は珍しくない。一般的な従業員にとって「ツールが多過ぎる状態」を定義することは簡単にはできないと同氏は考えている。
ツールを次々と切り替えている状態は、生産的とは言えない。例えばチャットツール、ユニファイドコミュニケーション（UC）ツール、コンタクトセンターシステムなどを連携させて使えるようにできれば、ツール乱立の弊害を軽減できる可能性がある。
中編は、「コミュニケーションツールの乱立状態」が引き起こす問題について解説する。
TechTarget発 世界のインサイト＆ベストプラクティス
米国TechTargetの豊富な記事の中から、さまざまな業種や職種に関する動向やビジネスノウハウなどを厳選してお届けします。
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.