在宅×出社の「混在Web会議」が盛り上がらないのは“沈黙マン”のせいじゃない？：Web会議が円滑になる5つの要素【前編】
Web会議を意義あるものにするには、参加者の主体的な関わりが不可欠だ。テレワークと出社の従業員が同時に参加する会議をより良くするにはどうすればいいのか。
テレワークとオフィスワークを組み合わせるハイブリッドワークが広がる中で、企業ではテレワークの従業員と出社している従業員が同時に参加するハイブリッド会議が開催されるようになった。一見するとこれは多様な働き方を許容する優れた選択のように見えるが、参加者が主体性を失ってしまう事態になりかねないので注意が必要だ。実際、その場にいるだけで何もしない従業員は出てくる。その原因を考えてみよう。
在宅×出社の「混在Web会議」が盛り上がらないのはなぜ？
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Web会議が苦手な“あの問題”を解決する
例えば以下の問題があると、会議の参加者はその会議において主体性を失ってしまう可能性がある。
- オンラインの参加者がオフラインの参加者の聞き手に徹している
- 発言者の音声や表情が、全出席者に十分伝わっていない
- オンラインの参加者が使っているプレゼンテーションツールを、オフラインの参加者が使えない
こうした問題を解消し、参加者全員が活発に議論に参加できるインクルーシブ（包摂的）な会議を実践するためには、何が必要なのか。5つの要素が重要だ。
ハイブリッド会議を改善するヒント
1．コラボレーションツールの機能を見直す
テレワークが普及し始めた当初のWeb会議はシンプルだった。会議の全参加者がプレゼンテーションツールを見ることと、話者の音声を聞くことができれば十分だった。そのためのさまざまなWeb会議ツールが存在していた。その後Web会議ツールは、画質や音質にこだわるだけではなく、さまざまな場所で働く従業員同士のコラボレーションを支える機能を提供するようになった。
「Zoom」「Microsoft Teams」「Cisco Webex」といったコラボレーションツールが搭載する機能は多彩で、その全てを使いこなすのは簡単ではない。Web会議に接続して参加者同士がコミュニケーションを取ることは難しくない。問題はコラボレーションツールの機能を十分に活用できるようにすることだ。例えば人工知能（AI）技術を使った機能やサードパーティーアプリケーションとの連携をすることで、ハイブリッド会議でできることの幅は広がり、それがインクルーシブな会議を実施するための解決策になることがある。
Web会議の全参加者が積極的にコミュニケーションを取れるようにするために、コラボレーションツールの機能や効果的な活用法をトレーニングすることも一つの手だ。チャットの送受信やリアクションボタンといった基本的な機能について、デモやチュートリアルを提供するだけでも役立つ可能性がある。
2．モデレーターが積極的に動く
対面での会議でもWeb会議でも変わらない要素がある。アジェンダや進行がずさんな会議では、参加者は時間を浪費してしまうことになる。会議が円滑になるかどうかの鍵を握るのはモデレーターだ。Web会議の進行に問題があった場合、モデレーターは自分を責めるのではなく、Web会議ツールに責任を転嫁することがあるが、それは必ずしも正しくない。モデレーターはより良い会議にするための取り組みを意識することで、その会議は生産的で有意義なものになる。
どの参加者も等しく会議を構成するメンバーの一員だという意識を持ち、参加者が疎外感を持たないように配慮したり、会議室の座席やカメラの配置、コラボレーションツールの活用を工夫したりすることでWeb会議はより良くなる。
後編は、インクルーシブな会議を実践するために必要な要素を3つ紹介する。
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