全員参加型のタスク管理を支援する「@task」：プロジェクト管理ツール紹介：日本アットタスク編
プロジェクトには「設計書の作成」から「会議室の予約」「上司への進ちょく報告」などさまざまなタスクが存在する。しかし、これらの作業の確認ミスや報告漏れが与えるプロジェクトへの影響は意外と大きい。
プロジェクトは、各メンバーが割り当てられた「タスク」を実行することで、そのゴールに一歩一歩近づいていく。プロジェクトで実行される作業の最小構成単位であるタスクは、あるメンバーのタスクの前提条件が別のメンバーのタスクとなることもあり、その進ちょく状況の把握は個々人ではなくプロジェクトメンバー間で共有されるべきだ。しかし、タスクの粒度は明確に定義されているわけではないため、メンバー間でタスクを効率よく管理することに頭を悩ませる管理者もいることだろう。
今回は、プロジェクトにおけるタスク管理を支援する、日本アットタスクの「@task」を紹介する。製品名に文字通り“タスク”と付いているこのツールの特徴とは一体何だろうか。
プロジェクト管理に必要なすべての業務情報を可視化
@taskは、現場メンバーが日々登録する情報を集約し、プロジェクト管理に必要なすべての業務情報を一元管理・可視化することを支援する、SaaS（Software as a Service）型のプロジェクト管理ツールだ。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| プロジェクト管理 | 複数プロジェクトの一覧表示やガントチャート、マイルストーンなどの必要な情報を表示する |
| タスク管理 | タスク間の依存関係の表示、タスクの共有、進ちょく状況によるスケジュール再計算などが行える |
| 問題・課題管理 | プロジェクトごとの問題・課題を管理して、そのやりとりを時系列で管理できる |
| リソース管理 | 「誰が、いつ、どんな仕事を行っているか」などのリソースの稼働予定をプロジェクト間で確認できる |
| コスト管理 | プロジェクト、タスク、リソース単位でコストを自動集計する |
| 稼働率管理 | メンバーの稼働状況の管理を行う |
| 文書・日報管理 | メンバーの進ちょく登録を日報・週報として自動集計する。Microsoft Office Excel形式で出力できる |
| TODO管理 | メンバーのタスクをポータル表示やリマインダー通知できる |
| 承認管理 | 承認が必要なタスクを自分のポータルに表示したり、承認フローの状況を把握できる |
| タイムシート管理 | プロジェクト外の稼働時間を個人別のタイムシートによって管理 |
| EVM管理 | コストや経費などと進ちょく状況を確認する |
日本アットタスク コンサルティングマネージャーの蓼原誠氏は「@taskは、もともとコラボレーションツールとして開発された製品で、そのコンセプトは“ワークスマート、ワークハッピー”。これは、プロジェクトの現場メンバーが楽しく仕事ができれば、管理者も経営者もみんながハッピーになるという考え方だ」と説明する。このコンセプトをベースに「@taskは現場メンバーが効率よく仕事をこなすためには何が必要かを考え、とにかく使いやすいプロジェクト管理ツールを目指した」とし、「管理者、経営者まで含めて全員参加型のプロジェクト管理を実現する」と語る。
管理者は、現場メンバーの登録情報を基に、リアルタイムにプロジェクトの状況把握が可能だ。また、課題管理や成果物も一元管理されているため、より正確に現状を把握することができる。さらに、リポート作成機能も充実しており、プロジェクト管理を始め、進ちょく管理や問題管理、外注管理、リソース管理などの標準リポートに加えて、必要な情報を組み合わせて独自のリポートをカスタマイズして作成することが可能。作成したリポートは「マイタスク画面」のダッシュボードに追加し、表示させることもできる。そのほかにも、プロジェクト生成時にテンプレートを活用することで、社内標準フローを利用し、効率的なプロジェクト管理が可能となる。
経営者向けには、経営判断をする上で必要な情報がすべてリアルタイム表示されるダッシュボードを用意。特に、ポートフォリオ／EVM管理、原価管理、リソース管理を充実させることで、内部統制による企業品質の向上、成功事例の活用によるコスト削減、さらには取引先との情報共有を図ることができる。
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