システム化計画フェーズ

（1）ERP導入目的の明確化

　システム化計画フェーズは、最初にERPの導入目的を明確にすることから始まる。ERP導入の目的には以下のようなものがある。

　実際のERP導入においては、単一ではなく複数の目的が設定されことが多い。また、ERP導入のきっかけが制度対応やシステム更新であっても、導入目的そのものは戦略適合目的や業務改善目的というケースがよく見られる。

　ERPの導入目的は、この後の要件定義、ERP選定、さらには導入フェーズにおけるさまざまな意思決定の軸になるものである。そのため導入目的があいまいだったり、関係者の間に十分に浸透していないと、その後の作業フェーズにおける意思決定が定まらず混乱の元になりかねない。従って、慎重に検討の上で決定し、関係者間で共有する必要がある。

（2）プロジェクト体制

　短期集中型で行うため、計画フェーズでは少人数でプロジェクトを組成することが多い。それに対して、導入フェーズはユーザー部門を中心にメンバーを構成し、人数も多くなるのが一般的である。

（3）そのほか

　導入範囲、導入スケジュール、投資金額については、作業フェーズが進むごとに明確になってくる。計画フェーズでは大まかな決め方で構わない。

要件定義フェーズ

　要件定義フェーズでは、業務要件を定義し、それを基にシステム要件を定義する。すなわち、ERP導入によって実現すべき業務を洗い出し、システムに要求される機能要件（業務を実現するために必要な機能）を定義する。

　ただし、導入フェーズで行うような細かな要件定義ではなく、あくまでERP選定を前提とした概括的な要件定義を行う。なお、要件定義フェーズにおいては、システムの機能要件のみではなく、非機能要件（可用性、信頼性、キャパシティー、パフォーマンスなどの機能以外の要件）の定義も行う。

ERP選定フェーズ

　ERP選定フェーズでは、機能、コスト、投資効果、サポート体制などの選定基準に従って、ベンダーから提案のあった複数のERPの中から自社で導入するERPを選定する。このうち重要な選定基準は機能である。すなわち、ERP選定においては、選定対象になっているERPの機能が要件定義フェーズで定義したシステムの機能要件にどの程度適合するかを重要な判断基準とする。

　なお、ERPの機能を分析するため、ベンダーにRFP（提案依頼書）を提示して、その回答を機能評価の基礎資料とする場合がある。

　ここで重要なことは、定義した機能要件をERPの機能がどの程度満たすかを、形式的ではなく実質的に見極めることである。例えば、RFPの回答で、ある機能が「できる」とされていても、「できる」の意味を十分確認する必要がある。「できる」とあっても、自社に必要な要件を満たしているかどうか分からない場合が多いからである。すべての機能について詳細な調査は不要だが、ERP導入目的を達成するためにコアとなる機能や内部統制上必須となるような重要な機能については、ベンダーに詳しい説明を求める必要がある。また、デモを見て確認したり、必要であればERPシステム内部でどのようなデータの持ち方をしているかといった情報を入手しておくとよい。

　機能以外にもコストやサポート体制などの選定基準を検討したら、それらを総合してプロジェクトとしての選定案を決定する。選定案はプロジェクトからの上申書という形で社内の決裁手続（取締役会決議、稟議《りんぎ》決裁など）を経て決裁され、導入するERPが確定することになる。

ERP選定にIT部門が担うべき役割

　これまで見てきたように、ERPの選定に至る過程においては、業務面の分析とシステム面の分析という2つの側面の作業が同時に行われる。これは、ERP導入が「ERPシステムを使って業務を再構築する」という面と「ERPシステムを使って自社の基幹システムを構築する」という2つの側面を持つからである。このような性質を持つERPの選定に関して、IT部門は次のような役割を担うことが期待される。

　まず、IT部門は、文字通りITの専門部署としてシステム面からERPの機能を厳しく分析し評価することが期待される。これはほかの部門ではできないIT部門固有の役割である。また、IT部門は、これまでの社内システム構築や運用業務を通じて、ユーザー部門から業務要件を引き出したり、システム化に関する相談を受けたりしてきた経験があり、部内にはその過程で得た業務知識が蓄積されている。従って、IT部門は業務面からもERPの機能を分析し評価する役割が期待されている。

　ただし、ERPの個々の機能が業務に適合するか否かを判断することに関しては、その業務を行うユーザー部門の方が適任だろう。IT部門に期待されるのは、ユーザー部門とは別の立場で全社的な観点から各部門の意見や要求を調整し、各部門をリードすることで最適な選定案を取りまとめることである。

ERP選定案の取りまとめ

　計画フェーズの成果物であるERP選定案のとりまとめに関して、特に留意すべき点を2つ取り上げる。

（1）経営方針や経営計画と選定案がずれていないか？

　これは、例えば、今後生産拠点を海外に移転する方針があるにもかかわらず、必要になる機能（例えば多言語、多通貨対応機能）が選定されたERPに備わっていないようなケースである。

　ERP選定案が経営方針などとズレないようにするには、プロジェクトの最初の段階でERP導入目的と経営方針や経営計画を十分にすり合わせておくことが大切である。そうすれば、各部門の要求を満遍なく満たすような選定案ではなく、場合によっては経営の観点から思い切って要件を絞り込むこといった選定方針も採りやすい。

（2）メリハリを付けた選定案になっているか？

　実際にベンダーからの提案を分析し、機能要件への適合度を測ってみると、100％適合するようなERPシステムはまず存在しないと考えてよい。従って、どこかで妥協しなければ選定案はまとまらない。各部門がほどほどに満足し、また特定のユーザー部門から突出した不満が出ないようにすることを優先し、なるべく多機能なERPを選定したり、アドオンプログラム開発で対応するオプションを多数選択するようなことは、避けるべきである。そのような選択は、結果として導入コストを引き上げ、それに見合った効果が得られないことが多い。

　ERP選定においてはメリハリを付けた選択を行うことが大切である。すなわち、ERP導入目的の実現に対する寄与度を基準としてシステムの機能要件に優先度を付け、優先度の高い機能要件を充足するERPを選択し、優先度の低い機能要件は切り捨てるといった割り切りが必要となる。

IT部門は日ごろから現場を知り経営を知るべき

　ERPの選定は、会社が将来にわたって使用する基幹システムを決定する重要な意思決定である。IT部門は、そういったERP選定のプロセスにおいてリーダーシップを発揮することで、全社的な重要事案に関する調整役、リーダーとして社内から認知される。そのためには、日ごろからIT部門のメンバーは現場に足を運び現場業務を知り、また、自社の経営状況や方針・計画を深く理解しておかなければならない。

　次回は、ERP選定に関して、最終意思決定者である経営者を納得させる選定案をどのようにして作成するかというテーマを解説する。