ダイヤルプランは、組織内での従業員の異動や、それに伴う電話の移動、追加、変更を容易にサポートできる必要がある。内線電話、外線電話、携帯電話への通話といった要素がダイヤルプランを複雑にする。適切に計画し導入したダイヤルプランならば、スムーズな運用が可能となり、変更が必要な場合も、スタッフの作業時間を短縮する。

ヒント3：E911トラッキング

　ツールを利用して、E911（注1）データベースの詳細を容易に追跡するように設定するとよい。有線通話があった場所の位置情報を特定するのは比較的簡単だが、必要なデータを記録するための初期投資が必要だ。ファーストレスポンダー（911コールに応答して駆け付ける緊急対応者。警察、消防、救急など）となる組織は可能な限り詳細なデータを好む。かつては住所と番地だけで問題なかったが、今では事務所の名称と階数という情報まで提供することが望まれている。

※注1　緊急通報の位置通知システム。携帯電話から緊急電話の911（日本では「110」「119」に相当）へ電話をかけると同時に、通話者の位置を特定する技術。

　さらにE911トラッキングを複雑にしているのが、モバイルデバイスとクライアントソフトをサポートする無線通信と、仮想プライベートネットワーク接続の頻繁な使用だ。E911データベース管理ツールがこれらの種類の接続に対応しているか確認する。必要に応じたきめ細かさでネットワークの網羅性を実現するためには、高密度Wi-Fi環境の導入が求められる場合もある。

ヒント4：UCシステムを理解する

　UCシステムの一部に問題がある場合は、問題を効率的に特定し解決するために、システムの設計、運用およびトラブルシューティングを理解する必要がある。例えば、

• どのようなテストや診断プログラムを実行する必要があるか
• そのテストや診断プログラムをどこで実行すべきか

などに即答できるのが望ましい。

　通話設定の問題は、雑音が多くて会話が聞こえなかったり、相手の声が聞こえなかったりといった問題とは全く異なる。クラウドベースのUCシステムは、オンサイトシステムとは全く異なるトラブルシューティングの過程をたどる。理想としては、よく発生する問題と、実行すべき診断手順および問題の解決方法を記載したリストを準備しておくとよい。

　基本的な理解は、システムが正しく機能しているときの運用の基礎となる。実際の通話を監視したり、自動通話を生成したりするアクティブ分析システムは、多くの場合、エンドユーザーが問題の発生を認識する前にいち早くトラブルを通知できる。さらにうれしいことに、これらのシステムは、UC以外のトラフィックパスを監視できる。

ヒント5：ユーザーのライセンス管理

　使われていないライセンスを再割り当てすることで、コストを抑える。ライセンスを必要とする重要なエンドポイントを特定するのに役立つツールも必要となる場合があるが、それはごくまれだ。UCシステムのメンテナンスプロセスを、人事管理部門が担当する新人研修および退職手続きのプロセスに結び付け、スタッフの変更が発生したときにUCライセンスを割り当てて再利用するとよい。さらに定期的に使用状況をチェックし、一定期間使われていないエンドポイントとライセンスを特定し、重要なエンドポイントのデータベースに照らし合わせてこれらのライセンスをチェックする。遠隔地にある組織の緊急電話のライセンス解除はお勧めしない。

ヒント6：ネットワークの設計と安定性の確認

　UCシステムは、通信の基盤となるネットワークインフラに依存するため、可用性の高いネットワークが必要となる。次の点を確認してほしい。

• ネットワーク設計は重要なコンポーネントとパスの冗長性を含んでいるか
• システムのフェイルオーバープロセスが設計通り機能することを検証するためにフェイルオーバーテストを実施したか

　推察の通り、フェイルオーバーテストを実施するのは危険であり、念入りな計画が必要だ。しかし、小さなコンポーネントの不具合を見落とした結果、大規模なシステム障害が発生するような事態を、組織の経営陣は許容しないだろう。

　安定性に関する問題の原因究明をお勧めする。大規模なレイヤー2ブリッジドメインを持つネットワークは、スパニングツリーがループすると組織のかなりの部分でUCの機能障害を引き起こす可能性がある。検証済みのネットワーク設計であれば、これらのタイプの障害を回避し、すぐに利用できる。

　ネットワークは、ありふれた音声通話や双方向ビデオトラフィックの配信を促進する存在であるべきだ。大量のデータ転送がリアルタイムUCに悪影響を与えるような状態であってはならない。

UC導入と修正作業の優先順位

　上述の分野での不備を特定するために、UCシステムの健全性チェックを実行する。社内に信頼できる専門チームがいれば任せよう。簡単な不備から修正し、まずは早期に結果を出しながら、より困難な項目に対処するとよい。もちろん、特定の問題が不具合を引き起こしている場合は、その問題修正により高い優先順位を付ける。場合によっては、適切な修正処置のために、短期間コンサルタントが必要となる場合もあるだろう。