サブスクリプションの乱立を制御するために、CIOはサブスクリプションの監視戦略を策定し、管理を一元化する必要がある。

　CIOやIT管理者は、自社が利用しているSaaSの全体像を把握しなければならない。具体的には、何人のエンドユーザーがどのくらいの頻度で使用しているか、業務の中でどのような役割を果たしているかといった状況を追跡する必要がある。そのためにCIOは、以下の指標を追跡すべきだ。

• 購入したライセンス数に対する実際の使用量
• 更新日、自動更新条項、その他の更新条件
• 契約条件や条件変更の余地
• 部門単位での所有権とアクセス権限
• シャドーITの利用状況
• 事業目標や影響度に対する、費用と価値のバランス

　プロセス自動化ツールを提供するNintexで、最高技術責任者兼最高製品責任者を務めるニランジャン・ビジャヤラガバン氏は、「単一の業務プロセスに関わるSaaSの数に注目し、プロセス全体を完了させるために必要なSaaSの数を絞り込むべきだ」と助言する。SaaSごとのエンドユーザー数を確認してその影響力を測り、関連支出に対して生産性がどの程度向上しているかを評価することも重要だという。

　こうした指標を追跡することで、CIOは企業全体でSaaSがどれほど効果的に使われているかを深く理解できる。ハラマティ氏は、SaaS管理を一度切りの整理作業ではなく、継続的な取り組みだと考えることを推奨する。常に情報を最新で正確な状態にしておかなければ、あらゆる対策は後手に回ってしまう。

CIOが今すぐ取るべき戦略的行動

　何を測定すべきかを把握したら、CIOはその情報を利用してサブスクリプションの乱立を抑えるための戦略的行動に出ることができる。乱立がもたらす悪影響を最小限に抑え、IT費用を適正化するために、CIOは以下の行動を取るべきだ。

• 監視体制と説明責任の向上を図るため、各SaaSの管理責任の所在を明確にした上で、サブスクリプション管理を一元化する
• 透明性を確保するために、SaaSの利用状況を可視化、管理する手法であるSAM（ソフトウェア資産管理）を導入する
• 契約更新、機能の制限解除やアップグレードなどにかかる追加費用は、目に見える形で業務に貢献しているかどうかを基準に判断する
• バンドル型のサブスクリプションを避け、IT予算に合わせつつ事業目標にも適した、機能単位での契約を交渉する
• 新しい契約を結ぶ際は、将来の解約やデータ引き継ぎを見据えた「出口戦略」をあらかじめ決めておく。これによって俊敏性を高め、SaaSが不要になった際にすぐ利用停止できるようにする

IT戦略に対する長期的な影響

　サブスクリプションの乱立がもたらす影響は、予測不能な費用の増加だけにとどまらない。IT運用の進化の過程や、企業のIT戦略に対しても長期的な影響を及ぼす。CIOは、サブスクリプションの乱立がIT戦略に与える長期的な影響を認識し、その影響を軽減するために先手を打たなければならない。

　乱立状態が長期化すると、企業が将来のシステム構成を検討する際に大きな弊害をもたらす。SaaSが業務の中核に深く組み込まれていると、その更新費用や契約の縛りが、将来のシステム設計の足かせになりかねない。結果としてシステム構成や運用が硬直化し、ビジネスの変化に素早く順応できなくなってしまう。

　システム構成が複雑化するにつれて、サブスクリプション管理は単なる事務作業ではなく、戦略的なビジネス機能になる。CIOはサブスクリプション費用を適正化し、管理戦略の穴を特定するために、財務部門とIT部門が連携して費用対効果を高める「FinOps」やIT財務管理を優先することが求められる。

　同時に、CIOは費用の引き締めがイノベーションの足かせにならないよう注意を払う必要がある。単なる経費ではなく費用対効果（ROI）などの指標を評価することで、無駄な支出の削減と、新たな技術を試すような前向きな取り組みとの間で、最適なバランスを見極めやすくなる。

　サブスクリプションの乱立とその長期的な影響を戦略的に管理するために、CIOは個別のSaaSの「導入」に注目するのではなく、自社が使っているSaaS群全体の「適正化」に意識を向けることが重要だ。