ワークフローソフトやプロジェクト管理ソフトを導入する場合、必要のない複雑な機能を持った製品をわざわざ買うことはない。グループの生産性を飛躍的に高めるシンプルなソフトウェアツール、Wikiを選ぶという手があるからだ。

　Wikiとは何か。インターネットで最大の情報源の1つとなっているWikipediaのサイトを使ったことがある人は、Wikiで何ができるかを体験していることになる。

　WikipediaはオープンソースのMediaWikiエンジンをベースにしており、数十万人のユーザーからの投稿を受け付けて400万近くの記事を提供している。だが、Wikiは大規模に利用しなくても構わない。実は少人数のユーザーグループで使うのに最適だ。

　Wikiを使えば、文書を共同で作成、編集できる。誰でもあらゆる文書について内容を追加したり変更したりでき、すべての変更は履歴データベースに記録される。このため、作業の経過をたどったり、変更を取り消すことも簡単にできる。仲間同士で自由にマーカーで書き込んでいけるHTML版ホワイトボードのようなものだ。更新情報は電子メールやRSSフィードでプロジェクトメンバーに配信できる。ほとんどのWikiはファイル添付もサポートしている。

　Wikiは10年前から使われているが、ここ2年で大きく人気が盛り上がってきた。公開されているオープンソースのWikiは300以上に上る（商用のWikiソフトを販売しているベンダーとしては、ジョットスポット、ソーシャルテキスト、アトラシアンソフトウェアシステムズ、ウェットペイントコム、ウィキアなどがある）。IBMとマイクロソフトも、グループウェア製品にWikiの機能を追加する計画だ。

Wikiの利点

　中堅・中小企業（SMB）は、分かりにくい上に高価なワークフローソフトの製品選びで苦労する前に、Wikiに目を向けるべきだ。Wikiは電子メールでは対応できない用途をカバーする。プロジェクトが進んでメンバーが4～5人を超えると、電子メールは情報共有の手段としては、複雑でトラブルが起こりやすいものになってしまう。メールメッセージは削除されたり、読まれないままになってしまうことがあり、メンバー全員に最新の情報を利用することを徹底するのは、ほぼ不可能だ。

　そこで、ほとんどの企業はワークフローエンジンに注目する。しかし、大抵のワークフローアプリケーションの基本的な役割は、情報を適切な人々に転送し、彼らが行った変更やプロジェクトへの貢献を追跡することにある。ユーザーがワークフロー製品で行おうとする作業の大部分は、Wikiを使えばずっとシンプルに処理できるはずだ。

　ディクソンアランのビジネス／技術コンサルティンググループは、こうした情報共有の問題に突き当たった。同社の幹部チームは毎週電話会議を行い、新しいビジネスチャンスについて話し合っていた。毎回1人のスタッフが記録を取って表計算ソフトに情報を入力し、スプレッドシートがすべてのマネジャーの間でチェックのために回覧された。だが、全員が読む前に翌週の電話会議を迎えてしまうこともしばしばだった。

　そこでディクソンアランは、表計算ソフトに代えてジョットスポットのWikiを導入した。今では、新しいビジネス情報は即座に行き渡り、チェックもただちに反映される。また、認可されたユーザー（以前の回覧リストに含まれていた幹部だけに限らない）は、誰でもこうした最新の情報を見ることができる。社内では、このソフトを顧客とのビジネスで採用することも検討され始めている、と同社の副社長キム・レシンスキー氏は語る。

　表計算ソフトの生みの親でソフトウェアガーデンの社長を務めるダン・ブリックリン氏は、Wikiはカスタマイズ可能な基本的なツールであり、シンプルなツールは大抵の場合、市場で提供されている過剰装備のソリューションよりも重宝すると指摘する。「思いどおりに使いこなせるからだ」

　ブリックリン氏はWikiベースの表計算ソフト「wikiCalc」を開発中だ。このソフトでは、複雑な財務モデルを共同で作成することが可能になる。予算や販売予測をチームでまとめた経験がある人なら、誰もが同じスプレッドシートで作業をすることができれば、どんなに楽だっただろうと思うに違いない。

オープンソースの選択肢

　オープンソースのWikiは無料だが、機能が限られているかもしれない。また、Wikiはどれも同じ書式コマンドを採用しているとは限らないため、選択を行う前にドキュメントに目を通し、サポートフォーラムをチェックするとよいだろう。一方、商用製品は高度なセキュリティや、ディレクトリ統合、複雑な書式設定といった付加的な機能を提供し、利用料金も安い。例えば、ソーシャルテキストの製品は、19ユーザー以下の場合で月額95ドルで、ユーザー数が多いほど1人当たりの料金は安くなる。ほとんどの商用製品は、利用料を支払ってインターネット経由でアクセスしたり、ライセンスを購入し、自社でインストールして運用できるようになっている。以下のサイトでは、Wikiを無料で試すことができる。

• Wikispaces.com
• Seedwiki.com
• PBwiki.com

　もちろん、Wikiは万能ではない。膨大な関連文書や複雑なワークフローが必要な大規模プロジェクトには、やはり商用システムの方が適しているだろう。また、誰でも自由に編集できるという「純粋な」形態でWikiを導入しようとする人はいないと思われる。ユーザーは、新しい情報の投稿を承認する少数の担当者を決めるのがベストだと話している。

　商用ソフトベンダーは、あなたが絶対使わないような機能を詰め込んだ盛りだくさんの高価なワークフローソリューションを売りたがるだろう。その方が利益率が上がるからだ。だが、Wikiはシンプルな問題に対するシンプルなソリューションだ。大抵の場合、物事はシンプルな方がいいのではないだろうか。

本稿筆者のポール・ギリン氏は技術ライター兼コンサルタントで、TechTargetの元編集人。同氏のWebサイトは、www.gillin.com。