事前計画

　ほとんどのイントラネットは草の根レベルで構築が始まり、すぐに生みの親の手に負えなくなってしまう。「イントラネットは短期間のうちに管理が行き届かなくなり、ユーザー数やコンテンツ量の拡大が限界に達してしまう」とナレッジ戦略を専門とするTKGコンサルティングのパートナー、クレイグ・セントクレア氏は語る。

　そうならないように、イントラネットのオーナーは誰か、そしてどのような構造でイントラネットを構築するのが最適かを、しっかり話し合うのが得策だ。「アーキテクチャを考え、どのようにサイトを保守し、コンテンツを追加していくかを検討しておく必要がある」とペルズシャープ氏は語る。「大きな誤りの1つは、実質的にオーナーがいない状態にしてしまうことだ。それでは確実にデータの鮮度が落ち、ユーザーが使わなくなってしまう」。IT部門がオーナーシップを持つことが当然視されていることが多いが、ビジネスサイドのユーザーも関与することが重要だ。

　また、イントラネットの構築にあたっては、サイトをどう構造化するか、どこにどのようなコンテンツを置くべきかをあらかじめ検討しなければならない。サイトは構造がシンプルで直感的なものにする必要があり、さもないとユーザーからそっぽを向かれてしまうと、ペルズシャープ氏は注意を促す。「情報に素早くたどり着ける論理的な経路を用意しなければならない」と同氏。「2回クリックしても目的の情報にアクセスできないと、ほとんどの人はあきらめてしまう」

コスト

　イントラネットの立ち上げにかかる技術的なコストは、実はかなり安い。だが保守とアップグレードは大きな負担になる。「静的でシンプルなイントラネットなら、低コストで簡単に作れる」とセントクレア氏。「コストがかかるのは更新と保守だ」

　しかも、イントラネットのコンテンツが充実して活発に利用されるようになり、企業がコンテンツ管理アプリケーションやポータルアプリケーションの導入を検討すると、そのコストの高さに驚いてしまうことが多い。「こうしたアプリケーションにはそれなりの金額を投資しなければならない」とセントクレア氏は語り、400～500人の従業員を持つ同氏の顧客が最近、イントラネットのアップグレードに推計約40万ドルを投じたことを例に挙げている。

セキュリティ

　企業はイントラネットのアクセスポリシーを前もって決定しておく必要がある。多くの企業はアクセスをオープンにしており、従業員に情報の投稿を奨励している。だが、この場合は一定の常識と自己管理が必要になり、それらの詳細を明確に規定しておかなければならない。「適切なことは何か、イントラネットに投稿すべきこと、投稿すべきでないことは何かを話し合う必要がある」とペルズシャープ氏。

　一方、ユーザーの職務に応じて、アクセスをイントラネットの特定の領域に制限する企業もある。この方式は有用だが、プロビジョニングを行う上で、常に従業員の異動に合わせて適切なアクセス権を維持するという面倒な手間がかかる。

アウトソーシング

　ほとんどの技術プロジェクトに言えることだが、イントラネットは構築、運用をアウトソーシングすることもできる。この選択肢は、初期コストが高いと考えて導入に二の足を踏むSMBには魅力的に映る場合が多い。だが、「短期的には安く上がるが、長期的にはコスト高になる」とセントクレア氏は指摘する。

　また、イントラネットの種類もコストに影響する。変化する情報を多く提供する動的なイントラネットは、変化が比較的少なく、情報が静的なイントラネットよりもアウトソーシングコストが高くなる。

　何事もそうだが、下調べが重要だ。「アウトソーシングを行えば、当初の大きな出費を避けることはできるが、コントロールできないものが出てくる」とセントクレア氏は話している。