機能が豊富でアイデアに満ちていた「desknet's」

　新たにグループウェアを選択するに当たって、藤田氏は1つの要件を掲げた。それは「Webアプリケーションで開発されたシステム」であること。前述したとおりMacintoshとWindowsが混在するという印刷事業者の特性上、ユーザーはWebブラウザを通じてグループウェアを利用できなければならない。また、ほかの社内システムをすでにこのアーキテクチャで構成しつつあり、情報共有のインフラも合わせたかったからだ。すでに導入していたある社内システムパッケージの提供元がグループウェアも扱っており、一度はこれを試用してみた。しかし、求める機能が圧倒的に不足しており、前に導入したグループウェアと大して変わらなかった。

　ほかに製品はないかと調査したところで浮上したのが、ネオジャパンの「desknet's」だった。早速60日間無料体験版をダウンロードして試用してみる。組織における情報共有に関して、すでに22もの機能が標準的に組み込まれていることに、藤田氏はまず驚いた。そして藤田氏いわく「それぞれの機能がアイデアに満ちていた」という。

　例えば、伝言・所在機能では、伝言を画面に表示させる、メールで携帯電話に通知するなどといったさまざまな実行手段があり、会社のスタイルに合わせて運用することができる。また、レポート提出という機能では、そのレポートのフォーマットをユーザーがノンプラグラミングでカスタマイズすることができた。日報1つ取っても、営業部門の報告と技術部門の報告では求められる形式や内容がまったく違う。「レポートを思いのままに、しかも簡単に設計できる点を高く評価しました」藤田氏はそう語る。

プリプレス・センターで実際に利用されているdesknet'sの作業日報入力画面。入力項目7の「顧客満足度向上のために味付け！　創意工夫した内容を詳しく！」が特徴的。こうした入力項目などの細かいカスタマイズが簡単にできることも導入理由の1つだという《クリックで拡大》

　さらに、プリプレス・センターでは、グループウェア上で扱うほとんどの情報をオープンにするつもりだったが、顧客の個人情報などいくつかの情報には厳密なアクセス権限管理を必要としていた。これについてもdesknet'sはきめ細かく設定することができたという。

　このように機能とセキュリティについてはまったく不満は感じなかったのだが、実は比較のために導入を検討していたグループウェアがもう1つあった。そちらは試用せずカタログ上で機能を見たのだが、機能は双方変わらない上にdesknet'sの方が安価であり、さらにプリプレス・センターの利用している複写機メーカーが販売代理店を務めており、導入が容易であることなどを考慮して選択したのだという。

「もちろん、機能そのものも評価した上での結果です。desknet'sはグループウェアとしてバランスが取れていました。できることが非常にたくさんあって、今は不要でも将来必要になったらすぐ使える。そういった、製品としての完成度の高さが導入の理由ですね」（藤田氏）

営業効率が上がり、風通しのいい会社になった

　以来、4年。プリプレス・センターにおいてdesknet'sはすっかり浸透し、日々の業務に欠かせない情報共有インフラになっている。藤田氏自身、1日の仕事はdesknet'sを立ち上げるところから始まる。スケジュールを見て、社員のタイムカード打刻データを見てから、Webメールを見て……といった具合に、画面を上から順になぞって内容を見ていくという。ただし、電子会議室は情報量が多く片手間には目を通せないため、週末に集中して見る。現在、desknet'sの機能で利用していないのは、施設予約、購買予約、プロジェクト管理、キャビネットの4つぐらいだといい、まさにほぼフル活用だ。

藤田氏が利用してるdesknet'sのカレンダー画面《クリックで拡大》

　また、desknet'sにはインターネットを利用してコンピュータ間で音声通話ができるSkypeとの連携機能があるが、プリプレス・センターではこの機能も積極的に利用している。1年半前に東京に設けた支店とのやりとりが中心だが、先日藤田氏が商談で上海へ出張した際は、上海のホテルからいったん札幌本社へSkypeでつなぎ、そこから顧客の会社へ電話をかける「Skype out」を実践したそうだ。

　desknet'sを導入したことによる効果は？　と尋ねると、藤田氏からは次のような答えが返ってきた。

　「昔はこのようなコミュニケーション手段がなかったため、例えば営業の人間は出先から会社に電話をかけて『お客さんから何か連絡入ってる？』と聞くしかありませんでした。それが今ではdesknet'sの伝言とWebメールの機能をセットで使って、連絡事項をすぐに伝えることができます。機会損失を防ぎ、営業効率を上げられるという点は非常に大きいですね」

　「情報がデータベース化されることで、ベテランと新人の間でノウハウが平準化されるのもメリットです。新人がよく知らないために『ハードウェアに問題がある』『ソフトウェアのバグで』などと書きこむと、『そうじゃなくて』と先輩が対処方法を教える」desknet'sは新人社員はもちろん、藤田氏自身にとっても「学びの場」になったのだという。

同社の電子会議室。ソフトウェアのノウハウ・tips共有以上の「学びの場」として活用されている。desknet'sの便利な使い方もここで共有《クリックで拡大》

　そして、経営者の立場からはこんなメリットを語ってくれた。「今、会社で何が起こっているかがどこにいても分かるのはありがたいですね。そして何か問題があるようなら、すぐに手を打つことができます。結論を言えば、非常に風通しのいい会社になったと思います。もうこれなくして、当社の業務は回りません。最高の道具だと大変満足しています」

　営業効率、ノウハウの共有、経営者の視点で見た社内の活性化。藤田氏はさまざまな面での導入効果を語ってくれた。

今後は現状ある課題の解決に期待

　とはいえ、現状の利用に感じている課題もないわけではないようだ。

　例えば、印刷問題。画面を出力すると、右側が印刷されなかったり、最後の1行、2行のために紙が丸々1枚使用されたりする。Webアプリケーション全般の弱点といえる問題だが、desknet's側でA4ならA4用紙用にフォーマットし直して印刷できるようにしてほしいというのが藤田氏の要望だ。

　また、このソフトウェアに全文検索機能等を実装したファイルサーバの機能を持ってほしいという思いもある。現状は、リコーの「Ridoc Document System」との連携で実現しているのだが、扱えるファイル形式に限りがあり、一部の特別な型式のデータがアップロードできないという難点がある。これにdesknet'sが対応してくれれば、すべてのデータ資産がグループウェアで一元管理できるため、好都合なのだという。これらの点については、これからのバージョンアップによる機能拡張を待ちたい、と藤田氏は期待を込めて語ってくれた。

　思うように使いこなせないジレンマを経験したからこそ、自社にとって真に使い勝手のよいグループウェアを選ぶ目を持ち、導入したdesknet'sを徹底的に活用しているプリプレス・センター。同社が掲げる「常に時代に合った新しいコミュニケーションを考え、最適なコミュニケーションツールを提案する」姿勢は、自社のIT製品導入にも表れていた。