携帯電話対応、移行インパクトの小ささ、インタフェースデザインでガルーン2を選択

　今回の選定では、4社4製品を比較検討の俎上に載せた。眼鏡にかなうものがなければ自社開発するという選択肢も考えたという。実際に導入に携わった同社コンプライアンス室 室長 福田 幹(たかし)氏は導入の際の評価基準を次のように語る。

携帯電話対応と移行インパクト

株式会社シーエー・モバイル コンプライアンス室 室長 福田 幹氏

　「まず重視したのは、携帯電話に対応していること、そして移行によるインパクトが少ないことです。当社は、携帯電話でビジネスをしていることもあって、社員全員がその利用に通じているという特性があります。外出先や休日などに携帯電話でスケジュールを見たり、最新情報を確認したいという強い要望がありました。そして、グループウェアはビジネスインフラですから、移行によって使い勝手が大きく変わると業務効率が著しく落ちてしまう危険性があります。それは避けたいという思いがありました」

　こうした観点からの検討によって選ばれたのが、サイボウズの「ガルーン2」だった。特に、アドオン開発を行うことなくデフォルトで携帯電話に対応しており、サイボウズ AGに蓄積された過去のデータ資産を引き継げるという点が高く評価された。過去のスケジュールがそのまま利用できることは、業務効率を考えると無視できないポイントだった。

デフォルトのインタフェースデザインと同社独自のカスタマイズ

　そして導入のポイントとなった要素がもう1つある。それはインタフェースデザインである。同社は若い社員が多いだけに、従来と同じベンダーのグループウェアといえど、入り方を間違えると使われないシステムになってしまう懸念があった。

　「当社は平均28歳と社員の年齢が若く、『仕事に使える』と思えばツールになじむのも早いのですが、いったんその逆の感想を持ってしまうと見向きもしなくなってしまいます。インタフェースデザインが分かりやすく、直感的に利用できることは非常に重要でした」（福田氏）

　ガルーン2は、基本的にはサイボウズ AGのインタフェースデザインと機能を踏襲しながら、さまざまな機能が追加されていた。同社総務グループ マネジャーの鈴木 絵里奈氏は実際に業務で使うユーザー視点でガルーン2を初めて使ってみたときのことを次のように語る。

株式会社シーエー・モバイル 総務グループ マネジャー 鈴木 絵里奈氏

　「カレンダーに複数日にわたる予定を表示できる『バナー』という機能があって、これがサイボウズ AGでは1つだけだったのですが、ガルーン2ではいくつも設定できます。何かのキャンペーン期間や自分の休暇など、複数日にわたって表示したいものが重複することもあったので、これは便利になるなと思いました。それに会議開催などで誰か特定の社員のスケジュールを押さえたいとき、人や部門やIDなど、さまざまな角度から検索できるので、より迅速に業務が進められるのも助かります」

　デフォルトのインタフェースと以前より便利になった各機能は満足に値したが、福田氏らはさらに搭載すべき機能や画面の見え方を検討した。そして議論の結果、トップページの機能は「スケジュール」と「ワークフロー」「最新情報」の3つに絞り込み、最適な画面スクロールまで計算した上でリリースしたという。

　「多機能を搭載してしまうとユーザーがどの機能にも集中できないと考えました。そして画面イメージも、あえて個人でカスタマイズできるようにはしませんでした。統一した方が情報伝達力が上がると判断したわけです」（福田氏）

　もちろん、ビジネスが拡大を続けている同社のことだ。スケーラビリティの点も検討された。ガルーン2を選んだ背景には、大規模な環境でも安定して使えるよう開発された新しいWebアプリケーションフレームワーク「CyDE2」を搭載したシステムだったことがある。CyDE2は、Webアプリケーションサーバとデータベースサーバを別々のマシンに分けて構築し、さらに複数台のWebアプリケーションサーバを1つのデータベースサーバに接続することが可能だ。アクセス数が増加してもレスポンス時間を低下させることなくアプリケーションを運用でき、サーバの処理性能に比例した処理速度を実現できるという。

　製品決定に2カ月、画面設計やデータ移行に2カ月。計4カ月という短期プロジェクトで2006年6月、ガルーン2は本稼働を果たした。使い勝手を見極めて導入しただけに、特に研修教育を行わなかったのにもかかわらず、またたく間に社内へ浸透したという。

使われるシステムには使ってもらうための運用と誘導が必要

　導入から1年が経過した現在、その効果を福田氏は次のように語る。

　「まず、従来のシステムに感じていたストレスがなくなりました。今は320名ほどが利用し、さらに社員数も増え続けていますが、2台のWebアプリケーションサーバと1台のデータベースサーバという体制で、極めて安定的に高いレスポンスで稼働しています。特に定量的な効果測定はしていませんが、社員は常にガルーン2を起動させており、社員の半数は携帯電話からスケジュールを見るなど、もうこれなしで仕事はできなくなっています」

ガルーン2のトップベージ。一般のサイトでいうバナー広告のような画像が4つ貼付され、一番左は同社専務のブログへのリンク。専務によると、ここからのアクセスが最も多いそう。経営トップのビジョンを社員に効果的に伝えている《クリックで拡大》

　また、総務部門のマネジャーとしてガルーン2と同様に、現在社内情報の伝達手段として社内ポータルサイトを運営している鈴木氏は、「どれだけ業務に直結したツールであってもメンテナンスや誘導をしなければ使われなくなる」と語る。そのため、メールマガジン形式で更新情報を知らせるなどアクセスを維持するための工夫を怠らない。

　ガルーン2は「企業情報ポータル型グループウェア」を標榜しているが、グループウェアと社内ポータルサイトとは、果たす役割が異なるというのが同社の見方だ。

シーエー・モバイルの社内ポータルサイト《クリックで拡大》

　「グループウェアには業務に直結した情報の共有基盤として、情報ポータルにはそこでもれてしまう情報、例えばコミュニティ活動の基盤などのインフラとして機能させたいと思っています。また、グループウェアとポータルを併存させることで、重要な情報は両方で知らせて周知徹底することも可能です。今後も両者を車の両輪のように両立させて、情報流通の最適化、迅速化を図っていくつもりです」（鈴木氏）

　自社特有の強みを生かした携帯電話対応と業務を止めないための移行インパクト検討。そして「社員に使ってもらうため」の徹底的なまでのインタフェースへのこだわりと運用。さらに先を見据えた独自ポータルとの連動。シーエー・モバイルのガルーン2導入背景には、情報共有基盤のリプレースを検討している企業にとってのヒントがいくつも詰まっていた。

【導入企業紹介】株式会社シーエー・モバイル

2000年5月、モバイル専門マーケティング会社として設立。無料総合ニュースポータルサイト「NewsCafe」をはじめとする携帯電話会社の多くの公式サイトや一般サイトを運営。携帯電話を最もコミュニケーション効果の高い「メディア」とし、企業や事業のプロモーションニーズを満たすためのサービスを提供している。