煩わしい文書管理業務の負担を削減

複合機で読み取った文書を自動登録　クラウド文書管理「Smart Workstream」

富士ゼロックスは2018年11月13日、クラウド文書管理サービス「Smart Workstream」の提供を開始した。文書を電子化し管理する他、複合機との連携などにより作業効率の向上を支援する。

公開 2018年11月21日 18時00分

更新 2019年07月06日 16時20分

著者

大久保心織

[TechTargetジャパン]

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さまざまな業務フローで発生する文書をどう管理するかは積年の課題だ

　富士ゼロックスが2018年11月13日に提供を開始した「Smart Workstream」は、文書を電子化して業務プロセス単位で管理するクラウド形式の文書管理サービスだ。同社製の複合機と連携し、取り込みなどの処理を自動化できる。クラウドサービスなので社内外問わず利用できるだけでなく、導入や運用の負荷を抑えられる。

複合機との連携でさらなる効率化

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　Smart Workstreamを複合機と連携させた場合の操作手順はこうだ。システム管理者は事前に、ファイルの分割やファイル形式の変換などの処理を組み合わせた、一連の処理ルールを設定。一般ユーザーは複合機を使って文書を読み取る際、設定済みの処理ルールの中から適切なものを選択する。複合機は読み取った文書ファイルに対して、選択された処理ルールに従った処理を自動で施し、Smart Workstreamに送信する。

　Webブラウザからファイルやユーザーなどの管理設定を実行できるようにするなど、システムを運用しやすくする工夫を凝らした。文書処理業務における手順を「テンプレート」として定型化。あらかじめサンプルテンプレートを準備し、システムの利用開始までにかかる時間の短縮を図った。