テレワークを支えるユニファイドコミュニケーション
テレワークで始める業務革新、鍵はユニファイドコミュニケーションにあり
在宅勤務をはじめとするテレワーク（社外で働く労働形態）が国内でも広がりを見せている。UCを活用すれば、オフィス外でも職場と同等の環境を手に入れられる。テレワークで具体的に必要なUC製品を検討してみよう。
職場など一定の場所に縛られずにどこでも仕事ができるテレワークが、近ごろ各メディアで取り上げられてきている。経済産業省でも2010年8月16日に公開した「クラウドコンピューティングと日本の競争力に関する研究会 報告書」において、「テレワークの拡大による生産性や労働参加率の向上は、潜在GDP成長率を0.3％押し上げる期待がある」と報告しており、今後テレワークは急速に普及する可能性を秘めている。
テレワークを行う場合、日常的なオフィス業務がオフィス外でも執行可能かどうかを検討することになる。またその際には、社内外の人とのコミュニケーションも考慮する必要がある。本稿では、テレワークを行う際のコミュニケーションを実現するユニファイドコミュニケーション（以下、UC）製品をシチュエーションごとに紹介するとともに、そのための製品選定ポイントについても説明する。なお、UC製品を使用するにはネットワーク環境が必要になるが、各シチュエーションでは既に必要となるネットワークインフラ、機器（VPNやIP-PBXなど）が既に整っているという前提で記述する。
テレワークシチュエーション別UC
業務PCが使用できるケース
オフィス業務をテレワーク環境で行う場合、その利用可能範囲を決定するのが業務PCの使用の可否である。企業向けUC製品の多くが専用アプリケーションをインストールするタイプのものであり、業務PCが使用できるか否かでその実現可能なコミュニケーションが大きく変わってくる。業務PCが使用できる場合は、オフィスとほぼ同様のコミュニケーションが実現すると思ってよい。
| 該当シーン | 在宅勤務、客先常駐、出張先オフィスやホテル・空港、外出中の喫茶店など |
|---|---|
| 使用可能なUC製品 | 電子メール、ソフトフォン、インスタントメッセージング（IM）、画面共有、Web会議、プレゼンス、ビデオ、携帯電話 |
ここでは一例として、在宅勤務時にどのようなコミュニケーションが行われているかを見てみよう。
社内の人とコミュニケーションを取ろうと思った場合、相手のプレゼンスを確認し、IMで都合を聞く。問題ないようであれば、ソフトフォンを使い、クリック・ツー・コール（Click to Call：任意の人を選択しそのまま1クリック）で通話を開始する。説明用に自分のPC画面を見せたいときは、その画面共有を行い、必要なら後でそのファイルやURLをメールで送信すればいい（IMでも可）。参加者が複数名いる場合は、Web会議やソフトフォンを使ってミーティングを行うことも可能だ。着信についても、ソフトフォンをPCに常駐させていれば、社内／社外からを問わず自番号に着信することで通話できる。外出中、喫茶店などでのPC作業時には、ソフトフォンではなく携帯電話へ着信転送させることも可能だ。
このシーンでUC製品を利用する際に注意すべきポイントは、すべてオフィスと同様のアプリケーションが使用できるといっても、多少ネットワーク依存してしまうということだ。企業内ネットワークにVPN経由でアクセスした場合、当然ながら帯域は絞られることになる。従って、ビデオ通話ができなくなる環境もあるだろう。また、リモートアクセス時のファイアウォール設定が強化され、画面共有などのアプリケーショントラフィックがブロックされる可能性もある。
製品購入に際して検討しなければならないポイントは、オフィスに導入する際の検討事項にほぼ包含される。具体的には、合計何台のサーバが必要になるのか、各アプリケーションの機能の差はどの程度か、GUIを含めた使いやすさはどうかといったことだ。特に必要なサーバ台数は、各ベンダーの設計思想により異なってくる。この点は結局ランニングコストに跳ね返ってきてしまうので、よく確認した方がよいだろう。これらすべてのUCソリューションをまとめて導入するのであれば、最初から確認するような内容だが、段階的な導入の場合は見落としがちになるからだ。
業務PCが使用できないケース
日常的な移動がこのケースに該当する。PCが使用できないため、コミュニケーションの中心は携帯電話になる。一般の携帯電話でもメールやWebアクセスはできるので、メールベースのやりとりや音声によるコミュニケーションは可能だ。スマートフォンであれば、IMやプレゼンス、Web会議をサポートしているUC製品も存在する。またメールについても、Microsoft Office文書などの添付ファイルを閲覧することが可能だ。
| 該当シーン | 日常的な移動中、外出先 |
|---|---|
| 使用可能なUC製品 | 電子メール、IM、Web会議、プレゼンス、携帯電話 |
外出先でメールを確認し、電話で指示や連絡をすることは日常的に行われる。これが社外への通話の場合、どうか。外出前にオフィスの電話機で話した相手の電話番号が名刺を持ち合わせていないため分からない、ということはよくある。その場合は、携帯連携可能なUCソリューションを使うと、オフィス電話機で発着信した通話履歴を確認でき、さらにそのまま発信することも可能だ。社内のIP-PBX経由で発信することになるので、相手にはオフィスの電話番号が表示され、携帯電話番号は通知されない。
では、営業先で社内の担当者に至急連絡を取りたい場合はどうだろうか。携帯連携が可能なUC製品であれば、携帯電話のデータ通信で社内のWeb電話帳にアクセスし、相手を検索、そのまま発信することもできる。日ごろあまりコンタクトしない相手の場合は、非常に重宝する機能だ。あるいは、外出先で電話会議（またはWeb会議）に参加しなければならないケースはどうだろうか。外出先からWeb会議に30～60分参加しようと思った場合、ヘッドセットがあると重宝する。これで長時間の会議でも不自由なく議論をすることができる。資料閲覧については、Web会議対応のスマートフォンを持っていれば事足りるが、ない場合は、使用される資料をあらかじめ用意しておく、あるいは携帯電話のビュワーで表示するなどで対処可能だ。
携帯連携UCソリューションの仕組み
この携帯連携可能なUCソリューションを導入する際のポイントは、対応する携帯端末の種類、使いやすさ、そして通信費用を削減できる仕組みがあるかどうかである。携帯端末の種類は説明するまでもないだろうが、使いやすさは案外見落としがちだ。通常の携帯電話の操作に慣れているユーザーは、UCソリューションが便利といっても、使い勝手が悪いと使わなくなる可能性は大いにある。
また通信費用削減策としては、各携帯キャリアが提供しているFMC（Fixed Mobile Convergence）サービスを利用することで、内線電話への通話料金を固定にできる。このFMCとUC連携サービスをうまく組み合わせれば、長時間になりがちな携帯からの社内通話料を大幅に削減することが可能だ。IP-PBXが内線と携帯電話へ発信するため、相手が海外拠点にいるメンバーの場合でも、グローバルでVPN契約をしている会社では国際電話は内線となり、携帯電話への通話はFMC対象となる（詳細については別記事「『連絡が取りづらい社員』をUCでつかまえる」の「解決策（4）：IP-PBXによる携帯電話の通話制御」を参照のこと）。
これらのUCソリューションを選定する際には、FMCサービスの対応、必要サーバ台数、機能差を確認するとよい。FMCは多くのIP-PBXベンダーが対応しているため導入で問題になることはないが、必要サーバ台数は各社で異なってくる。また、機能（社内電話帳へのアクセス方法、プレゼンス対応、通話履歴、ボイスメールへの対応など）については各社バラつきがあるので、今後の製品計画も含めて確認するとよいだろう。
業務PCは使用できないが、私用PCが使用できるケース
このケースは、携帯電話以外にもPCが使用できるが、業務用PCではないためUCアプリケーションが使用できないような場面である。帰宅後の連絡や休暇中の連絡などをイメージしてもらえばいいだろう。この場合、使用できるUCソリューションは、社内サーバにWebブラウザ経由でアクセス可能なアプリケーションと、コンシューマー製品と連携可能なサービスとに限定されることになる。
前者の例としては、Outlook Web AccessなどのWebメールやブラウザベースのソフトフォン、Web会議が挙げられる。また後者としては、XMPP（※）に対応したIMやプレゼンスサービスがある。XMPPをサポートしているGoogle Talkを社内IM／プレゼンスサーバとXMPP Federation（XMPPプロトコルによる連携）させることでサービスが利用できる。オフィスにおいてもSaaS型のWeb会議などクラウド型UCサービスを使用している場合は、私用PCでも機能差なく使用することができるだろう。
※eXtensible Messaging and Presence Protocol。IMがプレゼンス確認やメッセージ交換のために使うXMLベースのプロトコル。主にコンシューマー系のIMソフトが対応している。
XMPP FederationによるIM／プレゼンス連携
| 該当シーン | 在宅勤務（残業や休日）、PC持ち出し厳禁の企業ユーザーの外出時など |
|---|---|
| 使用可能UC製品 | Webメール、ブラウザ型ソフトフォン、Web会議、コンシューマー製品によるIMおよびプレゼンス、携帯電話 |
このようなケースでコミュニケーションを取らなければならないことが想定されるのは、外資系企業勤務者や商社勤務者など海外とのやりとりが多いユーザーだ。このような人は、日本時間の深夜や早朝に海外担当者と電話やWeb会議を日常的に行っている。指定された時間に、私用PCのブラウザからWeb会議サイトへアクセスし、音声については、
- ブラウザベースのソフトフォンでIP-PBXにアクセス
- 携帯電話／自宅電話
- Skypeなどのコミュニケーションツール
- 前述した携帯連携のUCソリューション
のいずれかの方法で発信することになる。
このシーンでUC製品を利用する際に注意すべきポイントは、サービスが限定される点と通話料金だ。Webメールでは、当然ながらアーカイブしたメールは見ることができない。また、検索方法も限定的かもしれない。一方の通話料については、携帯電話は国内であれば通常料金でコミュニケーションを取ることができるが、国際電話の場合は注意が必要だ。安くなったとはいえ、携帯電話からの国際電話料金はまだまだ高額である。その場合、自宅の電話機で国際電話をかけることもできるが、精算などが煩雑になる可能性がある。従って、上述した1、3、4の方法が無難だと思われる。
製品選定のポイントについては、これまで説明した点でほぼカバーされる。IMやプレゼンスについては、XMPPをサポートしている場合でも実際にXMPP Federationが可能なサービスを確認するとよいだろう。
コスト面のポイントについてあらためて言及すると、次のようになる。
- ブラウザベースのソフトフォンでIP-PBXにアクセス（会社からの通話と同額）
- 携帯電話（高額）／自宅電話（相応）
- Skypeなどのコミュニケーションツール（外線発信用クレジット購入が必要）
- 前述した携帯連携のUCソリューション
| アプリケーション | NEC | シスコシステムズ | 日本アバイア | マイクロソフト |
|---|---|---|---|---|
| UCインフラ | NEC UNIVERGE Sphericall | Cisco Unified Communications Manager | Avaya Aura | Microsoft Office Communications Server |
| ボイスメールシステム | NEC UnifiedStar i Standard | Cisco Unity | Avaya Modular Messaging | Microsoft Exchange Server |
| プレゼンスシステム | UNIVERGE PS1000 | Cisco Unified Presence | Avaya Aura Presence Services | Microsoft Office Communications Server |
| 会議アプリケーション | NEC コミュニケーションドア／Web会議 | Cisco Unified MeetingPlace | Avaya Aura Conferencing | Microsoft Office Communications Server |
| Web会議システム | NEC コミュニケーションドア／Web会議 | Cisco WebEx | Avaya Web Conferencing | Microsoft Office Communications Server |
| ソフトフォン | NEC UNIVERGE Soft Client SP350 | Cisco Unified Personal Communicator | Avaya one-X Communicator | Microsoft Office Communicator |
| 携帯連携アプリケーション | NEC UNIVERGE ケータイポータル | Cisco Unified Mobile Communicator ／Cisco WebEx Connect |
Avaya one-X Mobile | Micosoft Windows Mobile |
| アプリケーション | シスコシステムズ | 日本アバイア |
|---|---|---|
| SaaS型Web会議システム | Cisco WebEx | － |
| ブラウザ対応ソフトフォン | － | Avaya one-X Portal |
まず実現させたいテレワークを明確に
以上、概要的にテレワークでのコミュニケーション環境をまとめてみた。各社の製品は現在、同様の機能を実現しているが、サーバの構成や必要サーバ数は異なる。そのため、初期費用、保守などのランニング費用を含めたトータルコストに大きな違いが出てくる可能性もある。段階的にUC製品を導入する場合においても、ネットワーク構成、サーバ構成を事前に確認しておくとよいだろう。
また、現状では各ベンダー製品間の互換性は低いため、オフィスで使用しているIP-PBXにソリューションが依存する場合がほとんどだ。基本は、自社で使用しているIP-PBXでどのUCソリューションを実現できるのかを検討することになる。
しかし具体的な検討の前に、「自社で実現したいテレワークのスタイルは何か」「そこで必要となるコミュニケーションは何か」「実現できるコミュニケーションは何か」を整理する必要がある。これらを踏まえた上で、SIerやベンダーに相談するといいだろう。既存システムの拡張が難しい場合でも、新規システムの導入により、テレワークを含めたワークスタイルを刷新し生産性向上を実現できれば、追加投資に見合う費用対効果を挙げられるかもしれない。
能地將博（のうち まさひろ）
日本アバイア ソリューションマーケティング シニアマネージャー
1993年早稲田大学卒業。同年大手独立系SI企業に入社。その後、外資系IT企業のマーケティングマネージャ、責任者を歴任し、2008年より現職。UC製品のプロダクトマネージャとして、UCの啓発動に従事している。
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