さらに最近のOffice 365には、オンプレミス版「Microsoft SharePoint」である「SharePoint Server」との連携も可能なアプリケーションが充実しています。代表的なものは下記です。

• Microsoft Forms
  • 簡易なアンケート、クイズ、投票などの作成が可能なWebフォームを作成できるアプリケーション
• Microsoft PowerApps
  • Excelの関数とよく似た構造の関数を使用して、PC、タブレット、スマートフォン用のビジネスアプリケーションを作成できるアプリケーション
• Power Automate（旧Microsoft Flow）
  • FormsやPowerAppsなどで作成したアプリケーション、SharePoint、サードパーティーアプリケーションなどと連携し、ビジネスタスクを自動化するアプリケーション

　この他にもMicrosoftはさまざまなアプリケーションを提供していますが、上記3つのアプリケーションは、Excelでは実現が困難なツールを作成できる点で、活用しがいがあります。ではExcelで実現が困難なツールとはどのようなものでしょうか。それは多人数が同時に利用でき、多様なデバイスで稼働するツールです。

　基本的にExcelは、PCで個人が使用することを前提としたソフトウェアです。とはいえ複数の人が共同で編集する機能もあります。「Excel 2013」までは「共有ブック」という機能があり、共用のネットワークフォルダに編集したいExcelファイルを格納した上で設定することで、複数ユーザーによる共同編集が可能でした。「Excel 2016」以降は「共同編集」という機能が登場しました。基本的にはOffice 365のサブスクリプションを購入しているユーザー向けの機能で、共有ファイルの保存先はSharePoint Onlineのライブラリか、ファイル共有サービス「OneDrive」に限定されます。Office 365ユーザーでなくても、複数人でブックを共有する機能は無料のWebブラウザ版Excel（Excel Online）で使えますが、PCにインストールして使用する通常のExcelとは操作や機能が異なります。例えばExcel Onlineでも関数やマクロを利用することはできますが、「Power Pivot」などの比較的高度なデータ分析機能や、パスワードを利用した暗号化機能は利用できません。

複数人で共同利用するツールを作成可能に

　つまり個人でPC版を使う以外の使用方法では、Officeアプリケーションの機能は相当に制限されることになります。言い方を変えると、Webアプリケーションのような多人数利用で、かつさまざまなデバイスで利用可能なツールをExcelで作るのは困難だということになります。

　前述のForms、PowerApps、Power Automateは、「多人数が同時に利用でき、多様なデバイスで稼働するツール」という、Excelでは作成困難なツールをIT技術者でなくとも容易に作成可能にするアプリケーションなのです。

Forms、PowerAppsで実現できること

　Formsは、テキストボックス、ラジオボタン、コンボボックスといった基本的なWebフォームを作成する機能を備えています。Formsに入力された情報はExcel形式でダウンロードすることで、簡単に集計できます。Power Automateと共に使用することで、上司の承認を得るといった使い方も可能です。

　一方でFormsはタブによる入力画面の切り替えや、Webフォームから次のWebフォームに画面を遷移させる機能は実装されていません。入力チェックの方法も「入力必須か否か」以外のチェックはできません。従って、入力情報が非常に多く、かつ正確な入力が求められる業務には不向きであるといえます。システム内のデータを検索して表示するといったこともできません。口頭で済ませていた部門内の承認や、連携部門の少ない申請などに利用すべきでしょう。

　一方でPowerAppsは、Formsでは実現できない機能を実装しています。タブによる入力画面の切り替えやフォームの画面遷移も可能であり、SharePointやデータベースと接続することで、システム内のデータを検索して表示し、それらの情報を編集することも可能です。画面はタブレットやスマートフォン用に最適化して作成でき、モバイルでの利用も容易です。このような機能からPowerAppsは、Formsよりはるかに複雑なアプリケーションを作成することが可能です。ただし、Excelに似せてあるとはいっても、PowerApps用の関数を習得する必要があるため、Formsほど簡易に作成できるわけではありません。

　このようにForms、PowerAppsには、それぞれの特徴があり、使い分けが必要となります。