エンタープライズサーチに必要な機能は？
e-Discoveryツール購入に際してのチェックポイント
米国の電子情報開示要求では、必要なデータを迅速に探し出すことが法的に義務付けられている。電子情報開示対策ツール購入のチェックポイントを紹介する。
企業が保有するデータ量の増加に伴い、関連性のあるデータを見つけるのがますます困難になってきた。昨今ではデータを長期にわたって保持しなければならず、また、ストレージ担当者が直感的にドキュメントやスプレッドシートなどのデータを見つけてくれるのを期待することもできない。これは、電子情報開示（e-Discovery）の要求に対応する上で問題となる。米国の電子情報開示要求では、必要なデータを迅速に探し出すことが法的に義務付けられており、違反すると罰金を科せられたり有罪判決が下されることもある。
e-Discoveryツールは強力な検索機能を備え、キーワードや一般的なメタデータに基づいて何十億ものファイルを素早く処理し、インデックス化することができる。これらのツールは、理解しやすい形式で検索結果を提示でき、訴訟管理ツールと互換性のある形式で結果を出力する機能を備えているものも多い。
ほかの検索ツールでもそうだが、e-Discoveryツールの場合も、購入する前に自社の環境で製品をテストする必要がある。訴訟に際して必要なデータを見つけ出して提示することができなければ、何の役にも立たないからだ。コンプライアンス製品の購入に関する一般的な問題の評価が終わったら、e-Discoveryツール独自の選定基準について評価を行う。その後で、Fast Search & Transfer（FAST）、Kazeon Systems、Index Engines、StoredIQなどのベンダーから提供されている製品の仕様を比較するといい。
検索の基準とメタデータをテストする
検索機能を使用して情報開示のテストを行い、そのツールがクエリに基づいてメールや文書などのファイルを実際に見つけ出すかどうか確認する。例えば、社内の最近のプロジェクトや構想に関連したメモ（Word文書）をすべて探すといった具合だ。こういった検索テストにより、キーワード、送信者、ファイル日付、文書内の文脈といった共通の基準に基づき、有用で関連性のある結果が得られなければならない。
検索範囲および対応するファイルタイプを確認する
e-Discoveryツールは、社内の各種ハードウェア上に保存されている広範なファイルタイプに対応できる。e-Discoveryツールを購入する前に、Word文書、Outlookの.pstファイル、データベースファイル、画像、PDFファイルなど、会社で使用する主なファイルタイプに対応しているかどうかを確認する必要がある。また、重要なファイルが保存されているストレージシステム、サーバ、デスクトップPC、ワークステーション、従業員のノートPC、リモートサイトなどを検索できるかどうかも確認すること。
検索パフォーマンスをチェックする
社内のデータが組織の周辺部（ノートPCやリモートユーザー）に拡散するのに伴い、e-Discoveryツールは短時間で情報開示要求に対応することが求められる。情報開示要求に対応できなければ罰金や有罪判決という結果につながりかねないため、パフォーマンスは会社に重要な金銭的影響を与える可能性がある。個々のリクエストを実行するのに必要な時間に注目すること。1日当たり何テラバイトもの情報を処理できるツールもある。
e-Discoveryストレージの要件を確認する
検索結果はどこかに保存しておく必要がある。検索結果とインデックスの保存には、ファイルストレージの総利用量の4～10％の容量を必要とする。ストレージ容量に余裕がない小規模な企業の場合は、予期せぬストレージニーズに意表を突かれるかもしれない。
ロギング／リポーティング機能をチェックする
e-Discoveryツールには、リクエストを行った人間、各検索で用いられた基準、各検索で得られた結果などを特定するためのロギング／リポーティング機能を備えていなければならない。また、検索結果がどう処理されたかを追跡する機能も必要であり、移動、保持あるいはコピーされたファイルを把握するとともに、情報開示リクエストへの適切なコンプライアンスを立証し、文書や各種ファイルの真正性を証明できる保管チェーンを確立できることが求められる。
訴訟管理ツールとの連携をチェックする
e-Discoveryツールは、「ProLaw」（Thomson Eliteの製品）や「AXS-One Case Management」「LexisNexis」などの標準の訴訟管理ツールと連携できなければならない。これにより、法務顧問が検索結果を処理できる。e-Discoveryツールの多くは、標準的なテキスト形式や画像形式などのファイルフォーマットにエクスポートする機能を備えている。
ネットワークのオーバーヘッドを確認する
e-Discoveryツールの配備に関しても注意を払う必要がある。インフラに配備されるエージェントなどのソフトウェアを利用するe-Discovery製品は、相互運用性や保守の面で問題を引き起こすことがある。エージェントやネットワーククローラー（巡回ソフト）は、ネットワークトラフィックのオーバーヘッドを増大させ、ネットワークに余計な負荷を与える可能性があり、そのせいでパフォーマンス重視型のアプリケーションの速度低下が生じることもある。その意味では、エージェントやネットワーククローラーを使用しないe-Discoveryツールがお勧めだ。
オフラインテープのインデックス化機能のサポートをチェックする
長期保存用のアーカイブテープストレージを利用している企業は、オフラインテープのインデックス化機能を備えたe-Discoveryツールを検討すべきである。こういった機能は、Index Enginesなどから提供されているアプライアンスに搭載されており、アーカイブテープのコンテンツを処理してメタデータ付きのインデックスを作成することができる。この機能がなければ、テープのコンテンツを最初にリストアしてから検索を行う必要がある。
本記事では、以下のe-Discovery製品に搭載されている機能を中心に紹介した。
| 社名 | 製品名 |
|---|---|
| AXS-One | Legal Discovery |
| Fast Search & Transfer | Litigation Protection Solution |
| Guidance Software | EnCase eDiscovery Suite |
| Index Engines | Enterprise eDiscovery |
| Kazeon Systems | IS-1200-ECS appliance |
| Lucid8 | DigiScope |
| Messagesolution | EAA DataDiscovery |
| Mimosa Systems | NearPoint Legal Email Discovery |
| Sherpa Software International | Discovery Attender |
| StoredIQ | Intelligent eDiscovery appliance |
| Zantaz | Introspect |
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