SharePoint Server Tips
SharePoint Serverのリストへのアイテム追加と編集／削除
SharePoint Serverでは、リストに入力するデータのことを「アイテム」と呼ぶ。アイテムの追加や削除は、エンドユーザーの作業となる。簡単に押さえておこう。
リストにアイテムを追加する
リストに新しいアイテムを追加するには、リストのビューに表示されている［新しいアイテムの追加］をクリックする。もしくは、［リストツール］の［アイテム］を選択してリボンメニューを表示し、［新しいアイテム］をクリックしても構わない。
リストのビュー表示画面。1．ビューに表示された［新しいアイテムの追加］をクリックする。2．［リストツール］の［アイテム］を選択し、［新しいアイテム］をクリックしても同様《クリックで拡大》
新しいアイテムダイアログボックスが表示されるので、各項目（この項目はリストの列に設定されている）に情報を入力し［保存］をクリックすればアイテムが追加される。この際、赤い「＊」印で表示されている項目は入力必須項目となる。
新しいアイテムダイアログボックス。1．各項目に入力する。赤い＊印の項目は、入力必須となる。2．入力を終了したら［保存］をクリック《クリックで拡大》
リストのアイテムを編集／削除する
追加したアイテムは、リストのビューに表示される。ただし、入力した全ての項目が表示されるわけではないので、ビューに表示されない項目を確認するには、各アイテムをクリックする。ダイアログボックスが表示され、アイテムの全情報を確認できる。ここで、［アイテムの編集］をクリックすれば内容を編集でき、［アイテムの削除］をクリックすればアイテムを削除できる。
リストのビューにはアイテムが表示される。アイテムのリンク部分をクリックすると、ビューで表示されない項目をダイアログボックスで表示できる。
アイテムの表示ダイアログボックス。1．アイテムに入力した情報が全て表示される。アイテムの内容を編集したい場合は、2をクリックする。アイテムを削除したい場合は3をクリックする《クリックで拡大》
また、ビューの各アイテムをマウスオーバーするとチェックボックスが表示される。チェックを付けるとアイテムが選択された状態になり、［リストツール］の［アイテム］が選択されリボンメニューが表示される。リボンメニューの［アイテムの表示］［アイテムの編集］［アイテムの削除］を選択してアイテムの編集・削除を行うこともできる（［アイテムの表示］［アイテムの編集］は1つのアイテムを選択したときのみ利用できる）。チェックボックスは、複数アイテムを一度に削除する際に便利だ。
リストのビュー画面。1．チェックボックスにチェックして編集、削除対象を選択できる。2のチェックボックスを使うと、全てのアイテムを選択・選択解除できる《クリックで拡大》
SharePoint Serverのアイテムは削除してもすぐに消えるわけではなく、Windowsのファイルと同様、ごみ箱に移動する。サイドリンクバーの［ごみ箱］をクリックすると、ごみ箱に入っているアイテムを表示できる。誤ってアイテムを削除した場合は、アイテムのチェックボックスにチェックを入れて［選択したアイテムの復元］をクリックすれば元のリストに戻せる。完全に削除したければ、［選択したアイテムの削除］をクリックする。
なお、SharePoint Serverでは、ごみ箱の内容は標準設定では30日で自動的に削除される。Windowsのように空にするまで残っているわけではないので注意しよう。
ごみ箱画面。1．サイドリンクバーの［ごみ箱］をクリックしてごみ箱の内容を表示する。2．チェックボックスにチェックして、リストに戻したり、完全に削除したりできる《クリックで拡大》
筆者紹介
リアルコム株式会社
プリンシパルコンサルタント 近藤正俊
シニアコンサルタント 丹内幸男
テクニカルコンサルタント 井村克也
リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。
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