コラボレーションツールでのトラブルを防ぐ

SharePointガバナンスドキュメントの必要性

Microsoftのコラボレーション技術「SharePoint」の利用での思わぬトラブルを未然に防ぐため、企業はガバナンスドキュメントを作成しておく必要がある。

　SharePointガバナンスドキュメントとは何か。どうしても必要なものなのか。

　Microsoftの企業向けコラボレーション技術「SharePoint」のガバナンスドキュメントは、社内におけるSharePointの使用・保守方法のポリシーと手続きを記述したものだ。このドキュメントでは多くの場合、バックアップ手続きやセキュリティ設定のような事項が取り上げられ、一般的にエンドユーザー向けの利用ポリシーが盛り込まれる。

　SharePointガバナンスドキュメントを用意しておくことはなぜ重要なのか。

　わたしの顧客の1社が数日前に陥った状況は、こうしたドキュメントの必要性を浮き彫りにするものだ。この顧客のプライマリSharePointサイトには、ユーザーがお互いに共同作業ができるディスカッション掲示板が設置されていた。ほとんどのディスカッションエリアはビジネスに関連するものだが、一部は息抜き用だ。

　このサイトのディスカッションエリアの1つとして、「何でもあり」というタイトルのものがあった。社員の1人がこのエリアに、レッドネック（米国の南部や田舎の無学で偏狭な白人労働者を指す侮辱的な言葉）に関するジョークを投稿した。この社員に悪気はなかったが、別の社員が腹を立て、「これは自分の故郷である南部の伝統に対する侮辱だ」と主張した。たわいないジョークが差別問題に発展し、最終的に数人の社員が会社を辞めることになった。この顧客がSharePointガバナンスドキュメントを作成していたら、こんなトラブルは起こらなかったかもしれない。

　ちなみに、この会社は早速SharePointガバナンスポリシーを導入した。「何でもあり」エリアはまだあるが、このエリアでどんな投稿があっても怒らないことを誓約した社員だけがアクセスできるようになっている。

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