ファイル作成の自由度が高い

　Excelでは1枚のワークシートの中に自由にレイアウトを作成することができます。1つのファイルに複数のワークシートを作成することもできます。関数を使って集計を自動化したり、特定の条件による柔軟な計算処理を行わせたりすることが可能です。

　またExcelが標準機能として持っているマクロ機能やVBA（Visual Basic for Applications）を使いこなすことで、手動で行っている操作をある程度自動化することができます。マクロ機能やVBAは多くのケースで、その場で書いたコードをすぐ実行・検証することができ、その機能の自由も高いのが特徴です。そのため、作成者の思いつきで実装できるのですが、その結果としてExcelファイルに記述された計算式（および関連するマクロやコード）で行っている処理を作成者自身しか把握していないという状況（ブラックボックス化）が起こりやすくなります。

表示されている情報と背後にあるビジネスロジックの関係が見えにくい

　Excelのセルに標準で表示されるのは、数式を入力したときの「計算結果」です。「計算式」はその背後で定義されていますが、計算式そのものはセルに表示されないことから、それぞれのセルに記述された計算式の構造を把握しにくいという、表計算（スプレッドシート）ソフト特有の弱点があります。

仕様書や設計書が作成されない

　会計システムをはじめとした業務システムを構築する場合、内部で動作するプログラムやコードについて仕様書や設計書が作成されます。システムがどのような振る舞いをするのか文書化されることで、プログラムコードの作成者以外でもどのような処理を行っているかを理解できます。一方でExcelでは、このような処理を行わせるときでも、仕様書や設計書を作成することは少ないのが実情です。Excelで処理を自動化するために、その場で考えた処理を記述することも多く、結果として処理の内容が作成者の頭の中に存在しない（「ブラックボックス化」する）傾向が強くなります。

業務処理がマニュアル化されにくい

　財務経理業務では四則演算による集計業務が基本となります。そのような業務をExcelで自動化した場合、前述の仕様書が作成されないという理由もあって、業務処理の内容がマニュアル化されにくくなります。Excelで作成される処理をマニュアル化するために作業時間を割くというのが事実上難しいというのもあり、処理の構造を理解するにはExcelファイルに入力されているメモなどで把握するといったことが日常的に行われます（もっとも、メモなどでマニュアルを表現できる柔軟性もExcelの良さではあります）。

　以上のような要因により、「ブラックボックス化」したExcelファイルは、作成者自身しか管理できず、場合によっては作成者自身でも管理できないという厄介な代物になります。財務経理業務を1つのチームで運用するに当たっては、このように「ブラックボックス化」してしまった処理（言い換えると「属人化した処理」）があることで組織全体の業務効率も見えなくなります。また、使用しているExcelファイルの作成者が退職したり異動したりすると、実質的にメンテナンスできなくなった「Excelレガシー資産」が社内に放置されることにもつながってしまいます。

Excelを利用した業務処理を属人化させないためには？

　では、Excelによる業務処理をブラックボックス化させない（属人化させない）ためにどのような運用上の工夫をすればよいのでしょうか？　いくつかの方策が考えられます。

• 保守性の高いワークシートを作成する
• 仕様書や設計書を作成する運用ルールを確立する
• 業務ルールをマニュアル化してワークシートに埋め込む
• Excelに依存した業務プロセスそのものを見直す

　以下、それぞれの方策について解説します。

保守性の高いワークシートを作成する

　Excelの高い自由度にそのまま乗ることなく、保守性の高いワークシートを作るよう心掛けましょう。保守性の高いワークシートとは、例えば以下のような特性を持ったワークシートです。

＜計算式が明示されている＞

　Excelのセルには数式を記述できますが、数式自身も近くのセルに記述しておくと数式セルの検証可能性を高めることができます。Excelには数式セルの計算式を表示する「数式で表示」機能はありますが、切り替えないと使えないため不便です。ここは冗長になることを折り込んで「計算式を説明する」セルと「実際の計算式を記述する」セルの使い分けを心掛けてみましょう。

＜複雑過ぎる関数や計算式を使わない＞

　Excelでは関数のネスト（入れ子）により、その数式が現している内容が判別しにくくなります。1つセルに記述する関数を1つまたは2つ程度にとどめることで、計算式を検証しやすくなりますので、1つのセルにあまり多くの計算式を盛り込まないよう注意しましょう。

＜数式にハードコードをなるべく使わない＞

　Excelの数式に値を直接書き込む、いわゆるハードコードによる数式を使うと、値を変更しようとしたときの数式の修正に手間がかかります。セル値を参照する形式での数式を作成することで、修正が容易になります。

＜シート間参照リンクやファイルを横断するリンクを使わない＞

　Excelは「ワークブック」と呼ばれるファイルの中に複数の「ワークシート」を作成することができます。ワークブック内にある複数のワークシートをまたがって数式を作成できる「リンク機能」は非常に便利で、そのように記述した計算式は「シート間参照リンク」などと呼ばれます。シート間参照リンクは便利な反面、参照先のシート情報を変更すると参照元のシートに変更の影響が出てしまいます。Excelファイルの構造が複雑になるにつれて、影響を受けるワークシートを特定するのも比例的に困難になっていくため、そのような作成は避けた方がよいでしょう。

　同じフォルダ内に複数のワークブック（ファイル）を作成し、ファイルを横断するリンクを使うケースも要注意です。このようなケースでは、ワークブック（ファイル）の位置関係が変更されると、記述された数式に影響が出てしまう（参照リンクの更新が必要になる）という弊害が出てきます。そういったファイルの構造にしないように工夫して作成したいところです。

仕様書や設計書を作成する運用ルールを確立する

　ExcelのマクロやVBAを活用して処理を自動化するに当たり、その都度仕様書を作っている（または修正する）時間的余裕などない、という状況が多いのが実情でしょう。そういった状況でも、コメントの利用やコーディング標準に基づくコード作成・運用など、通常のシステム開発でのノウハウをExcelの世界でも活用していくことが肝要です。

業務ルールをマニュアル化してワークシートに埋め込む

　Excelは数式以外の文字情報を含めて多様な表現や記述が可能なソフトです。表形式データにとどまらず、説明文や注意書きもセルに記述することで、ドキュメント記述ツールとしてExcelを活用することができます。例えばシートそのものに文章を埋め込む形式でマニュアルを作成しておくことで、計算式を読み解くヒントにすることも可能になります。業務処理のロジック情報とそれを説明するマニュアルの情報は、なるべく近くに置いて随時参照できるようにしておくのがポイントです。

Excelに依存した業務プロセスそのものを見直す

　Excelを利用するときの運用ルールを厳格にする以外に、そもそもExcelファイルに依存した業務を見直すという方策も考えられます。会計システムをはじめとした基幹業務システムに機能を集中し、個別の業務処理をワークシートで行うことを極力させないような運用に社内ルールを変えていくのも1つの方向性といえます。

　また、Excelそのものを使わずとも、Excelに似たユーザーインタフェース（UI）を持ったさまざまな管理・分析ツールを利用する方法もあります。これらは担当者が使い慣れたExcelの操作性を保持しつつ、データの統合管理や社内システム連携といった機能を持っていることが多いことから、必要な場面で活用することができます。

　Excelに似たUIを持つデータ管理・分析ツールとして

• On Sheet（インフォテリア）（インフォテリア）
• Fusion Place（ウォーターマーク・アプリケーションズ）（ウォーターマーク・アプリケーションズ）

などがあります。

　とはいっても、担当者レベルでの個別の業務処理を効率化するローカルアプリケーションとしてExcelを使うことが当面なくなることはなく、まだまだその役割を終えることはなさそうなので、Excelおよび基幹業務システムで管理する業務データの範囲や業務方針を一体的に考えていく必要があります。

　以上、Excelの「ブラックボックス化」とその解決方法について概観しました。

　連載第3回では、このようなExcelの特性を踏まえつつ

• スプレッドシート統制の向上と内部統制の関係
• Excelで実現するIFRS対応

を取り上げ、財務経理業務におけるExcelの活用について引き続き解説します。