会議をデジタル化する

未来の会議室とは？　デジタルホワイトボードやコラボアプリだけではない必須機能

ありふれた日常に思える会議もデジタルトランスフォーメーションのときを迎えている。会議のデジタル化では、高速ネットワーク接続や電源といった基本設備を参加者全員が使えるようにすることを忘れてはならない。

公開 2018年03月02日 09時01分

更新 2018年03月20日 11時47分

著者

Robin Gareiss

[TechTarget]

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　Nemertes Researchの調査によると、デジタルトランスフォーメーションに取り組んでいる企業は70％を超えるそうだ。デジタルトランスフォーメーションの対象はフォームの自動化からコンタクトセンターのチャネル増強に至るまで幅広く、こうした取り組みは収益拡大、コスト削減、顧客体験の向上、競争力強化、従業員ロイヤリティー向上につながる。

　一見ありふれた日常に思える会議もデジタルトランスフォーメーションのときを迎えている。Nemertes Researchの調査によれば、約3分の2の企業が「未来の会議室」への取り組みを進めているか、計画中または検討中だという。

　コラボレーション技術と会議室の物理的機能を整備すれば、会議の効率が上がり、チームの意思決定にかかる時間を短縮できるため、収益拡大や競争力向上にもつながる。

　そこでまず問題となるのは、誰がそのプロジェクトを主導するかだ。通常はIT部門か設備管理部門のどちらかになる。社内で利用する他のITとの整合性を確保するために、IT部門が主導することが多い。

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基本的な機能を押さえる

　未来の会議室プロジェクトを担当するIT責任者は、さまざまな要素を検討する必要がある。

　未来の会議室にはITが結集することになる。そのため、IT部門がこれを主導すべきであり、物理的な配線や搬入、設置、地域の規制などについては設備管理部門の協力を得る必要がある。また、事業部門からも協力を受けて、講堂や大会議室、小会議室、個室など会議室のタイプ別に要件をまとめる。

　最も重要なのは基本的な機能だ。部屋の広さにかかわらず、あらゆる会議室に参加者全員が使える高速ネットワーク接続、高品質のサウンドとビデオ、信頼性の高いエンドポイント、電源などを整備する必要がある。実際、こうした基本的設備が整っていない会議室は驚くほど多い。

　また、会社で利用しているWeb会議プラットフォームが複数あって、そのうちのどれを使えばいいのか分かりにくいという問題もよくある話だ。

会議の準備を簡素化する

　多くの場合、物理的設備の整備も必要だ。例えば、電源コンセントやビデオ操作機、ネットワーク接続の場所に統一性がない場合は見直す必要がある。椅子などの調度も、調整可能なものとそうでないものなどの不統一がある。

　無線接続の有無も会議室によってばらつきがあり、デジタルホワイトボードも「Cisco Spark Board」や「Google Jamboard」「Microsoft Surface Hub」などさまざまな種類がある。

Cisco Spark Boardは、会議室の近代化を目的としたタッチ式デジタルホワイトボード《クリックで拡大》

　コラボレーションアプリの不統一も問題だ。大きな会議室は、小さな会議室のビデオシステムやモバイルデバイスと連動できない場合がある。チームコラボレーションアプリが会議室に対応していないこともある。

　しかし、コラボレーションワークフローはもっとシームレスにすることが可能だ。例えば、生体認証センサーを使って会議のリーダーの入室を検知し、その通知を受けて人工知能（AI）アプリで自動的にオーディオ／ビデオブリッジの開始や、チームコラボレーションチャネルのオープン、関連ドキュメントのアップロードができる。

　また、未来の会議室に付随するサービスも考える必要がある。より簡単で正確なスケジュール設定を行うには、会議スペースとカレンダーを連動させる。予定された会議が実施されなかった場合、モノのインターネット（IoT）のセンサーを使ってカレンダーを更新すれば、空いた会議室を臨時の会議に使うことができる。会議室テクノロジーを導入するときには、コンシェルジュサービスや音声アシスタントによるサポートも検討するといいだろう。

従業員の満足度と成否

　会議室の変革を成功に導く鍵は一貫性にある。従業員は、どの会議室に入っても機能の使い方が分かり、電源コンセントやネットワーク接続の場所をすぐに見つけることができ、ワイヤレスで画面を共有したり、デジタルホワイトボードを使えたりできなければならない。

　以下のような指標を測定して成否を確認すると、従業員の満足度を高めて継続的な改善につなげるのに役立つ。

会議室の利用度。会議室のITの一貫性を高めた結果、会議室の利用は増加したか。増加しなかった場合、改良したことを従業員に周知する取り組みはなされているか。
会議室でのアプリの利用度。利用度の高いアプリと低いアプリはどれか。人気のあるアプリの活用範囲を広げる。
アプリケーションのパフォーマンス。テクノロジーのパフォーマンスは十分か。頻繁に障害が発生するようでは、従業員は利用しない。パフォーマンス管理ツールを活用して効率的な運用を維持する。ユニファイドコミュニケーションとコラボレーション管理プロバイダー（IR、Oracle、Riverbed、Unify Squareなど）の利用もリアルタイムのパフォーマンス管理に役立つ。
業務上の指標。会議が効率化されていないのはどの部分か。従業員がテクノロジーを使いこなせないという問題はないか。その場合、ビデオ会議やオーディオ会議を自動的に開始するAIアプリの導入を検討する。

　こうしたヒントや検討事項をぜひ未来の会議室プロジェクトに役立ててほしい。

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