1700人の証明書を3人で処理

人事の「Excel地獄」を救え　“スクラッチ開発”を見送ったMIXIの現実解

異なる形式の証明書を「Microsoft Word」「Microsoft Excel」で作成してチェックする手作業に忙殺されていたMIXIの人事部門。既存ツールを活用してこの課題を解決する選んだ、同社の選定プロセスと効果は。

　事業の多角化と組織の急成長を続けるMIXIにおいて、バックオフィス部門の生産性向上は経営上の重要課題だ。特に、約1700人の従業員を抱えながら給与計算や社会保険手続きを2、3人の少数精鋭で担う労務チームにとって、日常的な証明書発行業務は無視できないボトルネックと化していた。

　最大の課題は、自治体ごとに異なる証明書の発行業務だ。特に保育園の申請時期である秋ごろには、就労証明書の依頼が月間90件近く集中する。従来は「Microsoft Excel」や「Microsoft Word」を使い、これらを1件ずつ手作業で転記、作成していた。そのため現場は作成作業だけではなく、転記ミスを防ぐためのチェック作業に忙殺されていた。

　現場から寄せられる「業務効率化」の要望に対し、膨大なコストを投じたスクラッチ開発や大規模なシステム刷新は必ずしも正解ではない。MIXIが選択したのは、導入済みの人事労務システム「SmartHR」を核とし、その周辺領域をAPI連携で拡張する「帳票DX for SmartHR」の導入だった。段階的な拡張を通じて現場の業務負荷を下げた“スモールスタート”の裏側には、どのような比較検討プロセスと選定基準があったのか。

今あるツールを生かす「現実的なDX」

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