「Office 2016」の解体新書（2）
大容量ファイルの送付が可能に、「Outlook 2016」の新機能はビジネスで使える？（1/2 ページ）
メールやグループウェアの機能を持つ「Microsoft Outlook」の最新版「Outlook 2016」は、従来版とどう変わったのだろうか。ビジネスで使えるOutlook 2016の新機能を紹介する。
Microsoft Outlook 2016の公式Webページ《クリックで拡大》
前回「一体何ができる？ 新しい『Office 2016』は今までとどう違うか」では、日本マイクロソフトの最新オフィススイート「Office 2016」に関する下記の点を紹介しました。
- Office 2016は、前バージョンの「Office 2013」の全機能を引き継ぎつつ、新機能が追加されている点
- オンラインオフィススイート「Office 365」の主要な法人向け契約プランに含まれるソフトウェア群「Office 365 ProPlus」を使っている企業は、アップデートすることによりOffice 2016ベースのMicrosoft Officeアプリケーションを使用することが可能な点
- Office 2016の運用管理に関する新機能
今回はOffice 2016に含まれるOfficeアプリケーション群のうち、ビジネスで欠かせないメールやグループウェアの機能を持つ「Outlook 2016」に着目。新たに追加された機能について紹介します。
Outlook 2016の変更点とは
OutlookはOfficeアプリケーション群において、メール／グループウェア「Microsoft Exchange」に適したクライアントアプリケーションという位置付けです。前バージョン「Outlook 2013」は、Exchangeのクラウド版である「Exchange Online」の新機能が利用できなかったり、Office 365で追加された他のOfficeアプリケーションと連係できなかったりしました。Outlook 2016は、Outlook 2013では使用できなかったこうした機能が使用できるように、機能が強化されました。
クラウド添付ファイル
Outlook 2016で大きく変わった機能が、ファイルの添付機能です。メールへのファイル添付は、社内や取引先などとファイルを共有する手軽な手段であり、頻繁に発生する操作の1つでしょう。ただし、大容量ファイルをメールに添付することは、自社や送付先のメールサーバの負担になります。そのため大容量ファイルは、メールに添付せずに外部のファイル転送サービスやオンラインストレージなどを利用しているユーザーも多いのではないでしょうか。
図1 クラウドストレージを指定《クリックで拡大》
Outlook 2016では、添付ファイルとしてローカルファイルだけではなく、コラボレーションツール「SharePoint Online」やオンラインストレージ「OneDrive for Business」などのクラウドに保存したファイル（クラウド添付ファイル）を選択できるようになりました。クラウド添付ファイルを参照するためには、あらかじめOffice 2016アプリケーションにSharePoint OnlineやOneDrive for Businessなどのアカウントを登録しておく必要があります。
メールの添付ファイルとしてクラウド添付ファイルを選択した場合、ファイルそのものが添付されるのではなく、ファイルが保存されているクラウドの保存場所を共有することになります。クラウド添付ファイルへのアクセス権については、送信先が同じ組織だった場合、Outlook 2016が自動でアクセス権を付与します。
図2 添付ファイル設定《クリックで拡大》
それ以外のユーザーにクラウド添付ファイルを送る場合、アクセス権が自動で付与されないため、従来の添付ファイル形式を使用するか、クラウド添付ファイルが保存されているアプリケーションから手動でアクセス権を設定する必要があります。クラウド添付ファイルは、添付ファイルの設定画面から指定ファイルをダウンロードすることで、従来の添付ファイル形式に変更することが可能です。
このオンラインストレージと連係したファイル添付機能を使うことで、大容量のファイルをメールに直接添付せずに、相手にファイルを送ることが可能になります。
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