電子証拠開示をディザスタリカバリと同様に扱う

　現在あるデータの保存について考えを広げることだと、フェルプス氏は助言する。一般的なスプレッドシートから、USBメモリの中身、インスタントメッセージング（IM）のログ、Webサーバのログ、自宅のPCなど見過ごされがちなものまで、すべてがこれに含まれる。訴訟ではこうした形で保存されたデータが1つ残らず、召喚状や情報の提出を命じられる対象となっている。

　CIOは自社のさまざまなデータの保存について、どんなポリシーを適用できるかを考えながら、確認と文書化を行う必要がある。データの保存場所、保存期間、分量、全員分の保存が必要なのか、バックアップは取るのか、自動削除を伴うのか、参照できるのは誰かなど。さらに重要なのは、誰がそのデータを保有しているかということだが、これは時に見過ごされがちだ。

　「弁護士が『そこまで。これをすべて保全しなければならない』と言いに行かなければならないのはそうしたデータを保有している人物だ」とフェルプス氏。提訴されたら企業は特定情報の自動削除を停止しなければならない。それは電子メールかもしれないし、特定のデータベースかもしれない。裁判で保全を命じられた場合にどうやって削除を中止するか、CIOは知っておく必要があり、それを「明日」にでもできるかどうか自問してみるといい。

　「今その問題について考えておけば、自社と自社のリスクプロファイルにとって、自分が非常に価値ある存在になる」（フェルプス氏）

　実際、フェルプス氏はCIOに対し、eディスカバリ（電子証拠開示）をディザスタリカバリと同様に扱うこと、およびデータが利用可能であることを確認するため定期的にリハーサルを行うことを奨励している。自分の会社に対してどんな訴えが起こされる公算が高いかを弁護士に尋ね、「秩序立ったやり方」でデータ要求を処理する方法を確立しておくことだ。

　「ディスカバリベンダーおよび外部の訴訟弁護士とのやりとりに慣れておくこと、そして安易に契約先を変更しないこと。そうでないと、何度も繰り返し同じことを学ぶ羽目になる」（同氏）

「合理的にアクセス可能」なデータとは

　自分のチームが「非常に大掛かりな証拠保全」に巻き込まれたと話すのは、ウィスコンシン大学のエド・ミーチェンCIO。この問題が訴訟に発展するかどうかはまだ分からない。何万ドルもの経費が掛かる可能性があるが、IT予算には組み込まれていない。どうしたらいいのか。

　判断力を働かせることだとフェルプス氏は言う。連邦規則では組織に対し、合理的にアクセス可能な情報の復元を義務付けている。「今のところ残念ながら、法律家が規則を作ってそれを解釈しているため、どのデータサーバが“合理的にアクセス可能”でどれがそうでないのかという問いに、はっきりとは答えられない」（フェルプス氏）

　しかしこれは、CIOと顧問弁護士の意思疎通が極めて重要になる分野の1つだ。要求された情報の一部は合理的にアクセス不可能だと自社が決めた場合、なぜその情報が必要なのかを証明するのは相手陣営の義務となり、「経費負担義務移転の可能性が示唆される」とフェルプス氏。

　同氏がかかわった中に、バックアップテープは存在するが、それを再生するためのシステムがもう存在しないというケースがあった。「原告側の答えは『再生できるシステムを見つけてこい』」という厳しいものだったが、規則は「もう少し合理的」だと同氏は言う。

　しかし、実際に稼働しているシステム上にデータがある場合、合理的にアクセス可能かどうかをめぐる争いは「確実に起きる」とフェルプス氏は強調する。同氏は、この問題で辞めることになったり、法廷に呼び出される羽目になるCIOが増えるだろうと述べた。

　「われわれはいつも法廷に立って、これを復元することはできません、何万ドルもの経費が掛かってしまうとCIOが断言しています、と主張する」。フェルプス氏は振り返る。「判事は『そうですか。本人を連れてきなさい』と言い、当のCIOが証言台に立って右手を挙げ宣誓する。もし会社に命じられたらデータを復元することができますか？　『ええ、多分できるんじゃないでしょうか』」。絶対にアクセスできないという話はそれまでだ。

　いいことが1つある。規則では、電子的に保存された情報が本訴訟にはふさわしくないと両陣営が合意することを認めている。裁判所もそれを十分尊重するかもしれないとフェルプス氏。「そうなれば何も提出する必要はない」。だが、この問題について早いうちから考えておくに越したことはなく、そうでないと判事の命令で動きが取れなくなってしまうだろうとくぎを刺している。