移行プロセス

　市は外部の研修会社と契約し、その会社がこのプログラムについて学習して2週間にわたる研修を提供した。乗り換え着手からユーザーが完全にOpenOffice.orgのみを使うようになるまでにかかった期間は6カ月だった。

　公共セクターでは多数の文書を保存しておかなければならないという現実がある。乗り換えの時点で同市は少なくとも15年分のWordPerfect文書を変換しなければならず、一部はキャラクタベースのバージョンで作成されていた。libwpdツールは変換の助けになり、リチャーズ氏はネットワークからWordPerfect文書を探し出して変換バージョンを作成するスクリプトを作成した。変換はどう見ても完ぺきとは言えなかった。正しく開ける文書もあったが、変換がうまくいかず問題が起きた文書もあり、中にはワープロツールの専門ではないユーザーが作成したため、見た目が大きく変わってしまったものもあった。

メモリ共有型Linuxネットワーク上のOpenOffice.org

　市のITインフラは基本的に、1台の大型Linuxサーバで運営されている。十分なメモリさえあれば、1台のサーバで300～400人がOpenOffice.orgを利用できる。ここで鍵となるのは共有メモリだ。例えば「ジル」というユーザーがログインし、OpenOffice.orgの実行にメモリ200Mバイト、文書に10Mバイトを使っていたとする。その1分後にOpenOffice.orgを使い始めた「ジョン」は、実行中のプログラムに接続することになり、OpenOffice.orgを起動するわけではない。ジョンが必要なのは自分の文書の分のメモリのみだ。

変更管理

　正直言って簡単ではなかったと、リチャーズ氏は打ち明ける。「もしWordだけ使っていたのなら問題はなかっただろう」と同氏。何もかも同じやり方で、同じように簡単にできるというわけにはいかなかったが、OpenOffice.orgでは常に何らかの方法があった。

　技術的問題よりも、「気分の問題」の方が大きかった。仕事で使っているWordPerfectであれ、自宅などで使っているMicrosoft Officeであれ、ユーザーは自分のソフトに愛着を持っていた。上級ユーザーは全般にそれほど問題なく切り替えができたが、マクロやExcelの高度な機能でかなり問題が浮上した。しかしリチャーズ氏はほとんどすべての状況で、ExcelでできていたことをCalcでもやる方法を見つけ出した。

　あまりコンピュータのことを知らないユーザーの方が進歩は遅かった。その一因はOpenOffice.orgになじみがないことと、使い方を身に付けなければならないことへの抵抗にあった。幸い、市の管理部門が完全に乗り替えをサポートしてくれていた。ユーザーから「事実と異なる訴え」が寄せられることもあったとリチャーズ氏は言う。例えば特定の機能が動いているのにうまくいかないとか、Wordの方がずっと簡単だったと根拠もなしに訴えるなど、その内容は多岐にわたった。

教訓

　リチャーズ氏はこの乗り換えから得た教訓を、ポイントを押さえて率直に語ってくれた。「管理部門を100％巻き込むこと。そうしないと苦情に耐えられなくなる。もしこれができなければ絶望だ。管理部門およびユーザーとの間で、95％成功の目標を定めることだ」

　同氏はまた、OpenOffice.orgに乗り換える場合のアドバイスとして以下のような項目を挙げている。

文書の変換は外注に出す

　これは大仕事であり、普段の仕事に加えて変換した文書を修正しなければならないと思うと、ユーザーの乗り換えに対する後ろ向きな姿勢に拍車が掛かる。

研修を義務付ける

　市は移行期間中に研修を提供し、それを継続した。しかしIT部門は、研修を実施していながら、参加できたはずなのに参加しなかった職員から大量に文句を言われるというジレンマに陥った。研修に申し込んでおきながら上司に文句を言って欠席を認められたり、単純に出席しなかったユーザーも多かった。

ユーザーの目的を理解する

　ユーザー対応やトラブルシューティングでは、ユーザーの目的を見定め、それに基づいて業務に当たる。質問されることに単純に答えるだけで済まさないことだ。例えばユーザーのマクロ作成に問題があるのなら、何をしたがっているのかを理解すること。その目的を達成できる機能がある可能性は高い。

IT要員を巻き込む

　メーリングリストやバグ報告サイト、βリリースなど、このソフトの開発プロセスに参加し、フィードバックを提供する手段が存在する。

誤解や偏見をなくす

　文書変換の問題はOpenOffice.orgの問題ではないということを認識し、ユーザーと管理部門にも理解させる。文書の特性の多くは、自分が使っているOSやオフィススイート、それにプリンタのバージョンに応じて提供されている機能に基づくものだ。特定の環境にのみ依存し、環境が変わると問題が発生するような機能を文書で活用すべきではない。フォントやプリンタといったオプションを制限することにより、文書ができる限り環境に依存しないように努める必要がある。

　リチャーズ氏によると、集中型のLinuxネットワークでOpenOffice.orgは極めてうまく運用できる。しかしOpenOffice.orgへの乗り換えと集中型Linuxへの乗り換えを実施する場合、一度に全部はやらない方がいいとくぎを刺している。5年計画を作成し、1度に1つずつ実行することだ。まずオフィススイートを切り替えて軌道に乗せ、次いでOSを切り替える。アプリケーションの切り替えを済ませたら、次に集中システムに切り替える。

　同市は最初の変換期を含めると、OpenOffice.orgを使って4年になる。同プログラムにはおおむね満足しており、Linuxインフラを維持してよかったと考えている。「Linux、もっと具体的に言うとOpenOffice.orgは事実上、常に注視しておく必要がない。自作のcronスクリプトにより、一時ファイルは定期的に削除され、断片化したメモリはサーバの定期的なリブートで刷新される」

　「こう言えば分かりやすいだろう。ネットワークには700人のユーザーがいるが、わたしはこの1年、1度も自宅で呼び出しを受けたことがない」とリチャード氏は締めくくった。