ビデオ会議とWeb会議

　複数名で顔を合わせて会議がしたい場合は、「ビデオ会議」が適している。ネットワンシステムズは、ビデオ会議専用端末を全ての拠点とグループ会社向けに合計約130台導入した。設置場所も工夫し、会議室はもちろん、使いたいときに使えるようにフリースペースにも多く設置し、予約なしでも使えるようにしている。

　ビデオ会議は、映像を通じて相手の様子が分かる上、デスクトップを共有できるため資料を共有しながら会議が進められる。従来の電話会議と比べて伝えられる情報量が多く、国内や海外などで多くの拠点を持つ企業で欠かせないツールになりつつある。クライアントのPCやスマートデバイス用のクライアントソフトウェアを用意するビデオ会議製品もあり、専用端末を使うことなくビデオ会議ができる｡これは在宅勤務や外出先のような環境の場合に大いに役立つ。実際にネットワンシステムズでは、大半の従業員が場所を問わず日常的にビデオ会議を利用している。

　一方で、大人数のオンライン会議や通信ポリシーを意識させないシステムとして「Web会議」が適しているケースがある。例えば、社外の関係者に対するセミナーを開催する場合だ。ビデオ会議システムを使ってしまうと、多地点接続用サーバの接続単価が高価なため大人数とつなげるのは難しい。だがWeb会議はビデオ会議と比べて安価なため、その課題をクリアできる。

　また社外の関係者とのコラボレーションにおいて、インターネットとクライアントPCまたはスマートデバイスさえあれば利用可能なクラウドサービスのWeb会議が適している。Web会議は異なる企業におけるセキュリティポリシーの違いや、ファイアウォールのポート開放などの課題がほぼ自動的に解消するため、利用のハードルが低い。さらにクラウドサービスであればオンプレミスのような運用管理の必要がない。これはシステム管理者にとってうれしいポイントだ。

　ネットワンシステムズは、クラウドサービスのWeb会議ツールを利用している。オフィス内であればカメラを利用して自身の映像も交えながら会議に参加したり、外出中であれば音声やチャットで参加したり、状況に応じた会議参加が可能だ。インターネットを利用する関係で、品質はビデオ会議に多少劣るが、十分な性能である。

コラボレーションツールと適した利用シーン《クリックで拡大》

　さらに従来、技術的にビデオ会議とWeb会議を連係することが難しく、分断されていたが、これを連係して1つの同じ会議に参加できるクラウドサービスが登場してきている。これまでのビデオ会議システムは、専用サーバやゲートウェイ機器などの設備が必要なため、Web会議と連係するのが困難だったが、最新のクラウドサービスでは上記設備は一切不要となる。ビデオ会議もWeb会議と同様に、手軽に参加者が利用しやすいデバイス経由で、場所を問わずシームレスなコラボレーションを実現できる。

　今後ますます、クラウドサービスが提供する仮想空間でのコラボレーションが身近になり、スマートデバイスを活用した簡単かつ迅速なコミュニケーションがスタンダードとなっていくだろう。

　今回、ワークスタイル変革を実現するためにネットワンシステムズが導入したIT製品のうちコラボレーションツールを紹介した。次回は、その他のワークスタイル変革の具体例と、そこで使用しているツールについて紹介する。