クラウド時代のオフィススイート選定術【第5回】
「Exchange Online」の便利で柔軟なグループ機能、スケジュールをクラウド化するメリット（2/3 ページ）
Exchange Online（カレンダー機能）とMicrosoft Outlookの特徴
Exchange Onlineは、前回で説明したメール機能の他に、カレンダー機能も搭載している。そのExchange Onlineが持つ一番の特徴は、メールやスケジュールなどの管理アプリケーション「Microsoft Outlook」との連係だ。Microsoft OutlookにはWebアプリケーション版の「Outlook on the web」とクライアントアプリケーション版の「Outlook」があり、Exchange Onlineはこの双方からアクセスできる。会社のクライアントPCの場合はOutlookから、Outlookが入っていないクライアントPCの場合はOutlook on the webから、スケジュールを確認できる。またOutlookには、モバイルアプリケーションもある。個人の利用環境に合わせてアプリケーションを選択することで、場所を選ばずにスケジュールを確認したり、調整したりできる。
OutlookやOutlook on the web、Outlookモバイルアプリケーションは、メールとカレンダーをアプリケーションを切り替えずに1つのアプリケーションから利用できる。別々のアプリケーションを立ち上げる必要がないため、この点はエンドユーザーに対して利用障壁を小さく感じさせることができるメリットといえる。
リアルタイムのスケジュール共有は「グループスケジュール」
欧米と比べて日本では、グループ単位でスケジュールを管理したいという要望が多い。ホワイトボードによる行き先共有の文化が影響しているのだろう。
営業担当といった外回りの業務が多い人は、外出時にホワイトボードに行き先を記し、帰社すると在席マークを付けるという経験をしたことがあるのではないだろうか。実は筆者もその一人である。外出中の営業担当者宛てに電話がかかってきたら、電話を受けた他の従業員がホワイトボードを確認して、相手を待たせずに戻り予定を伝える。まさに日本企業のスケジュール管理で多いパターンだ。
Exchange OnlineとMicrosoft Outlookでこうした運用をしたいのであれば、グループスケジュールという表示形式が有効である。グループスケジュールは、その名の通りグループメンバーのその1日のスケジュールを一目で確認することができる機能だ。このグループは、Office 365の権限管理グループである「セキュリティグループ」や「配布グループ」（メーリングリスト）といったグループ単位で追加できるため、メンバーを1人ずつ手作業で追加する必要はない（注1）。
※注1： Outlook on the webは、グループスケジュールの表示形式を標準提供していない。
（図1）グループスケジュール （Microsoft Outlook）
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