クラウド時代のオフィススイート選定術【第6回】
「Googleカレンダー」で予定とタスクを一緒に確認、効率化を後押しする補助機能（2/2 ページ）
Gmailから予定を自動作成
Googleカレンダーの特徴的な機能として、G Suiteのメールサービス「Gmail」との連係による予定の自動作成がある。ホテルや飛行機を予約した際の予約確認メールがGmailに届くと、期間や場所などの情報をGoogleカレンダーに自動的に取り込む（図3）。Googleカレンダーは、オンライン地図サービスの「Googleマップ」と連係し、予定の「場所」情報に入力されている住所や建物の名称から、自動的にGoogleマップの地図へのリンクを作成する。特に出張が多いエンドユーザーにとって便利な機能だといえる。
図3 Gmailに届いたメールから自動で作成された予定《クリックで拡大》
スマートフォン利用
Googleカレンダーは、スマートフォンのアプリケーションがあり、それを使うことで容易にアクセスできる。
一般的にスケジュールを登録する場合、時間や場所などの項目ごとに必要な情報を入力していく。だがスマートフォンのGoogleカレンダーのアプリケーションは、入力欄に幾つか文字を入れるだけで、その文字から情報の種類を識別し、ユーザーが入力するであろう時間の枠や、場所の入力候補を瞬時に提示してくれる。ユーザーは、いちいち項目を指定することなく情報を入力することが可能で、出てくる入力候補を選択していけば、エンドユーザーは少ないタッチでスケジュールを登録できる（図4）。
前回「『Exchange Online』の便利で柔軟なグループ機能、スケジュールをクラウド化するメリット」と今回の2回に渡って、Office 365とG Suiteのカレンダー機能を使ったスケジュール管理の仕方を解説した。単にスケジュールを管理するためのカレンダー機能でも、Office 365とG Suiteでさまざまな違いがある。カレンダーを利用するときに、業務の効率化を主な目的とするのか、個人の生産性を重視するのかによっても、カレンダーの使い勝手が違ってくる。業務改革や働き方改革の支援策としてカレンダーサービスの導入を検討するときは、企業の目標とする働き方を考えながら選定するのがよいだろう。
次回は、Office 365とG Suiteのドキュメント共有ツールについて紹介する。
筆者紹介
大川典久 富士ソフト
富士ソフトに入社以来、Microsoft製品を扱う部署に所属し、「SharePoint Server」の技術者として多くのプロジェクトに参画。現在はOffice 365をはじめとしたMicrosoftのクラウドサービスを中心にセミナーの企画を手掛け、プレゼンターとして活動している。
脇本 孝太郎 富士ソフト
2009年からG Suiteビジネスに従事し、営業およびプリセールスとして活躍している。多種多様な業種のG Suite導入プロジェクトに参画してきた。現在は担当領域を広げ、G Suiteだけでなく「Salesforce」など他のサービスを含めた業務改善やワークスタイル変革について、提案やセミナーのプレゼンターとして活躍している。
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